Διαδικασία έκδοσης - έγκρισης ΑΥ
Σύμφωνα με το άρθρο 4 του ΠΔ 113/2010, την Υπ.Οικ. 2/91118/0026/29.12.2010 και την εγκ. 30/2011 ο τρόπος και η διαδικασία έκδοσης της απόφασης ανάληψης και έγκρισης αυτής, έχει ως εξής:
1.Η εισήγηση των θεμάτων για τα οποία θα ληφθεί απόφαση ανάληψης υποχρέωσης γνωστοποιείται στην οικονομική υπηρεσία. Στην εισήγηση αυτή θα περιγράφονται προκειμένου να μπορεί η οικονομική υπηρεσία να συντάξει ορθά την ανάληψη υποχρέωσης, τα εξής:
α. το είδος και η αιτία της δαπάνης
β. Το ύψος της δαπάνης
γ. το οικονομικό έτος (ή έτη) πραγματοποίησης της δαπάνης
δ. γενικά τους νόμους και τις πράξεις στις οποίες στηρίζεται η νομιμότητας της δαπάνης
ε. τυχόν μελέτες που υπάρχουν για το αντικείμενο της δαπάνης
2. Η οικονομική υπηρεσία συντάσσει:
- Υπόδειγμα: ΑΠΟΦΑΣΗ ΑΝΑΛΗΨΗΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΗΣ, σύμφωνα με το υπόδειγμα της Εγκυκλίου του Υπουργείου Οικονομικών 2/91118/0026/2010, εάν πρόκειται για πιστώσεις που διατίθενται από το δήμαρχο κατά τις διατάξεις της παρ. 4 του άρθρου 158 του ΔΚΚ
ή
- Υπόδειγμα: ΠΡΟΤΑΣΗ (Η' ΕΚΘΕΣΗ) ΑΝΑΛΗΨΗΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΗΣ, όταν πρόκειται για πιστώσεις που διατίθενται από το δημοτικό συμβούλιο ή την οικονομική επιτροπή.
Oι προτάσεις ανάληψης της δαπάνης νόμιμα υπογράφονται, σύμφωνα με τα άρθρα 1 παρ. 1 και 4 παρ.1α΄ του π.δ/τος 113/2010, από την αρμόδια υπάλληλο του Δήμου, που εκτελεί την ταμειακή υπηρεσία του Συνδέσμου, χωρίς να απαιτείται, εν προκειμένω, υπογραφή του Προϊσταμένου της Οικονομικής Υπηρεσίας, αφού στον Σύνδεσμο δεν λειτουργεί ίδια ταμειακή υπηρεσία. (Ελ. Συν. Τμ. 7 Πράξη 24/2012)
Η πρόταση ή απόφαση ανάληψης υποχρέωσης συντάσσεται σε δύο (2) αντίτυπα
3. Η απόφαση ανάληψης δαπάνης πρωτοκολλείται. Η πρόταση ανάληψης δαπάνης δεν πρωτοκολλείται
4. Υπογράφεται η απόφαση ή πρόταση ανάληψης δαπάνης, σε κάθε περίπτωση, από το Δήμαρχο ή τον αρμόδιο αντιδήμαρχο.
5.Καταχωρείται η πρόταση ή ανάληψη υποχρέωσης στο Μητρώο Δεσμεύσεων του άρθρου 7 του π.δ. 113/10 (από την οικονομική υπηρεσία). Με την καταχώρηση στο Μητρώο δεσμεύεται ισόποση πίστωση μέχρι την πραγματοποίηση και πληρωμή της σχετικής δαπάνης.
6.Παραδίδονται και τα δύο (2) αντίτυπα στο αρμόδιο τμήμα της οικονομικής υπηρεσίας του Δήμου που είναι αρμόδιο για την πληρωμή των δαπανών του.
7.Η οικονομική υπηρεσία, με βάση τα τηρούμενα απ' αυτή στοιχεία, ελέγχει κατ' αρχάς τη νομιμότητα της δαπάνης, δηλαδή εάν η δαπάνη προβλέπεται από διάταξη νόμου ή εξυπηρετεί τους σκοπούς του οικείου φορέα και εάν υπάρχει διαθέσιμη σχετική πίστωση.
8.Εφόσον πληρούνται οι ανωτέρω προϋποθέσεις, καταχωρείται το ποσό της ανάληψης στο βιβλίο Εγκρίσεων και Εντολών Πληρωμής (Σύμφωνα με την παρ 1α του άρθρου 4 του πδ 113/10 αρμόδια είναι η Υπηρεσία Δημοσιονομικού Ελέγχου (Υ.Δ.Ε.). Όμως σύμφωνα με την παρ 1 του άρθρου 1 του ιδίου πδ/τος όπου αναφέρεται Υπηρεσία Δημοσιονομικού Ελέγχου (Υ.Δ.Ε.), νοείται, όσον αφορά σε φορείς που δεν λειτουργεί τέτοια υπηρεσία, η αρμόδια οικονομική υπηρεσία του φορέα). Σύμφωνα, όμως, με την εγκύκλιο 30/2011 του ΥΠΕΣΑΗΔ οι Δήμοι που δεν έχουν ΥΔΕ δεν συμπληρώνουν το βιβλίο Εγκρίσεων και Εντολών Πληρωμής.
9.Συντάσσεται επί της απόφασης ή πρότασης σχετική πράξη, με την οποία βεβαιώνεται η ύπαρξη πίστωσης και ότι η δαπάνη βρίσκεται εντός του ποσού διάθεσης. Η πράξη αυτή λαμβάνει ένα μοναδικό αριθμό καταχώρησης. Το έγγραφο υπογράφεται από τον προϊστάμενο της οικονομικής υπηρεσίας.
10.Το ένα αντίτυπο της απόφασης ή πρότασης παραμένει στην οικονομική- λογιστική υπηρεσία το άλλο επιστρέφεται στον διατάκτη
11.Καταχωρείται στο Μητρώο Δεσμεύσεων ο αριθμός καταχώρησης της προαναφερόμενης πράξης της οικονομικής -λογιστικής υπηρεσίας
12. Η Οικονομική επιτροπή ή το Δημοτικό Συμβούλιου λαμβάνουν απόφαση για την έγκριση της δαπάνης και τη διάθεση της πίστωσης, στις περιπτώσεις που είναι αρμόδια όργανα.
13. Κοινοποιείται αντίγραφο της απόφασης ή πρότασης ανάληψης υποχρέωσης στο Ελεγκτικό Συνέδριο, για τις αντίστοιχες εγγραφές.
Το ελεγκτικό συνέδριο με τις αριθ. 193/2011 και 205/2011 πράξεις του 7ου Τμήματος κάνει δεκτά τα εξής (ουσιαστικά αποδέχεται την ερμηνεία της 30/19664/20.4.2011 εγκύκλιου των Υπουργών Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Οικονομικών):
1. Η αρμοδιότητα διάθεσης των πιστώσεων και έγκρισης των δαπανών στους Ο.Τ.Α. α´ βαθμού ανήκει κατά κανόνα στην οικονομική επιτροπή (άρθρο 72 παρ. 1 περίπτ. δ΄ ν.3852/2010) και κατ' εξαίρεση στο δημοτικό συμβούλιο και στο δήμαρχο (άρθρο 158 παρ. 3 και 4 ν.3463/2006). Κατά συνέπεια, σε αντίθεση με τα ισχύοντα στο Δημόσιο, το όργανο το οποίο, κατά την έννοια του Δημοσίου Λογιστικού (βλ. άρθρο 20 ν.2362/1995), αναλαμβάνει υποχρεώσεις σε βάρος των πιστώσεων του προϋπολογισμού του φορέα του και προσδιορίζει τις απαιτήσεις σε βάρος του, είναι στους Ο.Τ.Α. α´ βαθμού, κατά περίπτωση, κυρίως, η οικονομική επιτροπή, το δημοτικό συμβούλιο και ο δήμαρχος, ενώ σύμφωνα με το λογιστικό των Ο.Τ.Α. (άρθρα 11 και 13 παρ. 3 ως άνω) το έγγραφο ανάληψης της σχετικήςυποχρέωσης (δαπάνης) υπογράφεται από το δήμαρχο.
Ειδικότερα, στις περιπτώσεις εκείνες που διατάκτης είναι ο δήμαρχος, αυτός υπογράφει και την σχετική απόφαση ανάληψης υποχρέωσης, (άρθρο 158 παρ. 4 Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων),ενώ στις περιπτώσεις που διατάκτης είναι η οικονομική επιτροπή ή το δημοτικό συμβούλιο, οΔήμαρχος (ή το νομίμως εξουσιοδοτηθέν από αυτόνόργανο) υπογράφει πρόταση (ή έκθεση) ανάληψης υποχρέωσης προς τον αρμόδιο διατάκτη (οικονομική επιτροπή ή δημοτικό συμβούλιο). Στη δεύτερη ως άνω περίπτωση, το έγγραφο της ανάληψης υποχρέωσης, το οποίο περιέχει τα στοιχεία του άρθρου 3 του π.δ/τος 113/2010, δεν έχει την μορφή της απόφασης, αλλά τηςπρότασης (ή έκθεσης) στον διατάκτη, δεδομένου ότι υπογράφεται μεν από το δήμαρχο, η αρμοδιότητα όμως έγκρισης της δαπάνης και διάθεσης της πίστωσης ανήκει σε άλλο όργανο. Σε κάθε περίπτωση η εκ των υστέρων ανάληψη της υποχρέωσης, η έγκριση δηλαδή της δαπάνης και η διάθεση της πίστωσης από το αρμόδιο όργανοσε χρόνο μεταγενέστερο της πραγματοποίησης της δαπάνηςδεν μπορεί να νομιμοποιήσειαυτή αναδρομικά.
2. Σχετικά με την εγγραφή των παλαιότερων οφειλών στον κωδικό των ΠΟΕ παγιώνεται η νομολογία του Ελ. Συν. με την αποδοχή της νομιμότητας του κωδικού αυτού για τον προϋπολογισμό του 2011.
Η εντελλόμενη με τα κρινόμενα χρηματικά εντάλματα δαπάνη δεν είναι νόμιμη, δεδομένου ότι η ανωτέρω έκθεση ανάληψης της δαπάνης έπεται τόσο της απόφασης ανάθεσης, όσο και της σχετικής σύμβασης, καθώς και της απόφασης παραλαβής. Μη νόμιμη δαπάνη. (Ελ. Συν. Κλιμ. Τμ. 7 Πράξη 124/2012,125/2012)
Η εκ των υστέρων έγκριση της δαπάνης και η διάθεση της πίστωσης από το αρμόδιο όργανο, με την οποία και τελειούται η διαδικασία ανάληψης της υποχρέωσης στους Ο.Τ.Α. α΄ βαθμού, σε χρόνο, δηλαδή, μεταγενέστερο της πραγματοποίησης της δαπάνης, δεν μπορεί να νομιμοποιήσει αυτή αναδρομικά. Τόσο η ανάθεση και η υπογραφή της οικείας σύμβασης (15.10.2012) όσο και η πραγματοποίηση της προμήθειας (25.10.2012) έγιναν κατά παράβαση των περί αναλήψεως της δαπάνης διατάξεων, δηλαδή σε χρόνο πρότερο της απόφασης της Οικονομικής Επιτροπής (13.11.2012) για την έγκριση της δαπάνης και τη διάθεση της σχετικής πίστωσης, η εκ των υστέρων έγκριση της οποίας δεν δύναται να νομιμοποιήσει τη δαπάνη αναδρομικά. (Ελ. Συν. Κλιμ. Τμ. 7 Πράξη 49/2013)
Η μη τήρηση της διαδικασίας δημοσιονομικής ανάληψης της επίμαχης δαπάνης, δεν θεραπεύεται ούτε από την επικαλούμενη από το Δήμο χρονική στενότητα που αντιμετώπιζε κατά τη κρίσιμη περίοδο της ανάθεσης των τριών επιμέρους μελετών, ώστε αυτές, ως σύνολο, να ενταχθούν, εγκαίρως, σε πρόγραμμα του ΕΤΠΑ, ούτε από τη μεταγενέστερη εγγραφή της σχετικής πίστωσης στον προϋπολογισμό του Δήμου του οικείου οικονομικού έτους. (Ελ. Συν. Κλιμ. Τμ. 7 Πράξη 360/2013)
Ο προϊστάμενος της λογιστικής υπηρεσίας του Δήμου οφείλει, με προσωπική του ευθύνη, να αρνηθεί αιτιολογημένα τη θεώρηση της έκθεσης ανάληψης της δαπάνης, καθώς και την προσυπογραφή της πράξης εκκαθάρισης σε περίπτωση που η εντελλόμενη δαπάνη προδήλως δεν είναι νόμιμη, απαλλάσσεται δε της ευθύνης του μόνο εάν ενεργήσει κατόπιν σχετικής εγγράφου διαταγής του δημάρχου. Μόνη δηλ. η παράλειψή του να υπογράψει το χρηματικό ένταλμα, χωρίς την προηγούμενη έγγραφη αιτιολογημένη άρνηση θεώρησης της έκθεσης ανάληψης της δαπάνης και της προσυπογραφής της πράξης εκκαθάρισης, δεν τον απαλλάσσει της ευθύνης του. (Ελ.Συν.Ολομ.Απόφαση 1161/2015)