ΒΙΒΛΙΑ ΤΑΜΕΙΟΥ
VI. Βιβλίο Τριπλοτύπων Αποδεικτικών Εισπρακτέων
VII. Βοηθητικά βιβλία
VIII. Βιβλίο Τρεχουμένων λογαριασμών
X. Τρόπος τήρησης βιβλίων ταμειακής υπηρεσίων
XI. Κλείσιμο βιβλίων
Σε κάθε δημοτικό ταμείο τηρούνται υποχρεωτικώς τα παρακάτω βιβλία:
α) Βιβλίον Καθημερινό
β) Βιβλίον Καθολικόν εσόδων
γ) Βιβλίον Καθολικόν εξόδων
δ) Βιβλίον εισπρακτέων εσόδων
ε) Βιβλίον τριπλοτύπων αποδεικτικών εισπρακτέων. (άρθρο 63 Β.Δ. 17-5/15.6.1959)
Στο βιβλίο αυτό καταχωρούνται με χρονολογική σειρά οι ενεργούμενες από τον Ταμία εισπράξεις κατά Γραμμάτιο Είσπραξης και οι πληρωμές κατά Χρηματικό Ένταλμα, σημειώνοντας σε ιδιαίτερες στήλες τις εισπράξεις και τις πληρωμές με τα παρακάτω στοιχεία:
α) το ονοματεπώνυμο του υπόχρεου που πλήρωσε ή του δικαιούχου που πληρώθηκε
β) το είδος του εσόδου ή εξόδου, το κεφάλαιο και άρθρο του Προϋπολογισμού
γ) τον αριθμό του γραμματίου είσπραξης ή του εντάλματος πληρωμής
δ) το ποσό του εσόδου ή δαπάνης
Οι εγγραφές σ' αυτό το βιβλίο πρέπει να γίνεται το αργότερο μέχρι το τέλος κάθε δεκαημέρου. (Αρθρο 64 Β.Δ. 17-5/15.6.1959)
Το βιβλίο αυτό περιέχει ξεχωριστή μερίδα για κάθε άρθρο του Προϋπολογισμού.
Στην επικεφαλίδα κάθε μερίδας αναγράφεται η πρόβλεψη στον προϋπολογισμό για την απόδοση του εσόδου.
Στις στήλες αναγράφονται:
α) ο αριθμός και η χρονολογία του αποδεικτικού βεβαίωσης και ο αριθμός και η χρονολογία του γραμματίου είσπραξης
β) το ονοματεπώνυμο του πληρωτή
γ) το βεβαιωθέν ποσό
δ) το εισπραχθέν ποσό
Τα βεβαιωθέντα και εισπραχθέντα ποσά αθροίζονται κάθε μήνα και τα αθροίσματα γράφονται σε ξεχωριστές στήλες. (Αρθρο 65 Β.Δ. 17-5/15.6.1959)
Το βιβλίο αυτό περιέχει ξεχωριστή μερίδα για κάθε άρθρο του Προϋπολογισμού.
Στην επικεφαλίδα κάθε μερίδας αναγράφεται το είδος του εξόδου η προϋπολογισθείσα πίστωση και οι επερχόμενες μεταβολές από μεταγενέστερες αποφάσεις του δημοτικού συμβουλίου.
Στο βιβλίο αυτό καταχωρούνται τα χρηματικά εντάλματα μετά την καταχώρησή τους στο βιβλίο «ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΟ» κατά χρονολογική σειρά και σε στήλες όπου αναγράφονται:
α) η ημερομηνία πληρωμής
β) το ονοματεπώνυμο του δικαιούχου και η αιτία πληρωμής
γ) ο αριθμός του χρηματικού εντάλματος
δ) το ενταλθέν ποσό
ε) το πληρωθέν ποσό
στ) το εκπεσθέν ποσό.
Τα πληρωθέντα ποσά αθροίζονται κατά μήνα, και τα αθροίσματα αναγράφονται σε ξεχωριστή στήλη.
Οι εγγραφές στα Αναλυτικά Καθολικά των εσόδων και εξόδων γίνονται κατά γραμμάτιο ή χρηματικό ένταλμα και κατά κεφάλαιο και άρθρο του Προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων. (Αρθρο 66 Β.Δ. 17-5/15.6./1959)
Το βιβλίο αυτό διαιρείται σε κεφάλαια και άρθρα του Προϋπολογισμού (κατά Κ.Α.). Σε αυτό καταχωρούνται από τον Ταμία τα βεβαιωθέντα έσοδα, αμέσως μόλις εκδοθούν από αυτόν τα αποδεικτικά τριπλότυπα εισπρακτέων.
Στην αριστερή σελίδα (βεβαιωθέντα) καταχωρούνται σε χωριστές στήλες ο αριθμός και η χρονολογία του τίτλου βεβαίωσης, τα ονοματεπώνυμα των οφειλετών και των εγγυητών αυτών, η αιτία του χρέους, το βεβαιούμενο κατά τριπλότυπο ποσό, τα βεβαιούμενα κατά μήνα ποσά καθώς και τα διαγραφέντα ποσά.
Στη δεξιά σελίδα (εισπραχθέντα) καταχωρούνται κατά χρονολογική σειρά ο αριθμός και η χρονολογία του διπλοτύπου είσπραξης, το εισπραχθέν κατά διπλότυπο ποσό και τα κατά μήνα εισπραχθέντα ποσά.
Στη στήλη των παρατηρήσεων πρέπει να σημειώνονται όλες οι πράξεις με τις οποίες ενεργούνται τα μέτρα αναγκαστικής είσπραξης κατά των υπερημέρων οφειλετών. (Αρθρο 67 Β.Δ. 17-5/15.6.1959)
VI. Βιβλίο Τριπλοτύπων Αποδεικτικών Εισπρακτέων
Από το βιβλίο τριπλοτύπων αποδεικτικών εισπρακτέων εκδίδονται τα αποδεικτικά παραλαβής των τίτλων εισπρακτέων εσόδων, που αποστέλλονται στο Ταμείο. Τα αποδεικτικά εκδίδονται από τον Ταμία, μέσα σε προθεσμία ενός μηνός από την παραλαβή του τίτλου. Από της χρονολογίας της εκδόσεως του τριπλοτύπου αποδεικτικού παραλαβής εισπρακτέων, η οποία και λογίζεται ως χρονολογία βεβαιώσεως του εν τω τίτλω εσόδου, οι στον τίτλο αναγραφόμενοι οφειλέτες των δήμων υποχρεούνται στην εντός των καθορισμένων νομίμων προθεσμιών εξόφλησιν του χρέους τους (άρθρα 4 και 5 Β.Δ. 17-5/15.6.1959) (Αρθρο 68 Β.Δ. 17-5/15.6.1959)
VII. Βοηθητικά βιβλία
Πλήν των παραπάνω βιβλίων, οι δήμοι δύνανται, προς διευκόλυνση των υπηρεσιών τους, να τηρούν και άλλα βοηθητικά βιβλία: (άρθρο 10 B.Δ. 542/1961 (ΦΕΚ 136/61 τεύχος Α')
- βιβλίον καταχωρίσεως γενικών ή ειδικών ή ατομικών προσκλήσεων
- βιβλίον καταχωρίσεως των εκδιδομένων ενταλμάτων προσωπικής κρατήσεως
- βιβλίον των εν ταις φυλακαίς κρατουμένων και διατρεφομένων
- βιβλίον κοινοποιουμένων κατασχέσεων και εκχωρήσεων
- βιβλίον μισθολογικού μητρώου υπαλλήλων
- βιβλίον μητρώου συνταξιούχων
- βιβλίον διπλοτύπων αποδεικτικών περί των παραδιδομένων εις τους εισπράκτορας εισπρακτέων τίτλων
- βιβλίον χρηματιστικών λογαριασμών
- βιβλίον κατατιθεμένων και αποδιδομένων χρηματικών εγγυήσεων
- βιβλίον τριπλοτύπων εισπράξεων
- βιβλίον γραμματίων εισπράξεων
- βιβλίον καταχωρίσεως των παραδιδομένων εις τους εισπράκτορας τριπλοτύπων εισπράξεως (άρθρο 6 B.Δ. 542/1961 (ΦΕΚ 136/61 τεύχος Α')
VIII. Βιβλίο Τρεχουμένων λογαριασμών
Όλοι οι Δήμοι και Κοινότητες που έχουν δική τους Ταμιακή Υπηρεσία είναι υποχρεωμένοι από 1/1/1997 να ανοίξουν και να τηρούν όμοια βιβλία με το βιβλίο τρεχουμένων λογαριασμών των ΔΟΥ και του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων ώστε να παρακολουθούν την κίνηση των λογαριασμών και να γνωρίζουν κάθε στιγμή το ταμειακό τους υπόλοιπο. (εγκ.23/67997/10.12.1996 ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α.)
Όλα τα παραπάνω βιβλία που αναφέρονται στο άρθρο 63 του Β.Δ. 17-5/15.6.1959 πρέπει να τηρούνται κατά οικονομικό έτος και είναι υποχρεωτικά.
Η θεώρηση τους γίνεται πριν από τη χρήση τους από το Δήμαρχο και για τη θεώρησή τους συντάσσεται στην τελευταία σελίδα του βιβλίου πράξη θεώρησης όπου αναφέρεται και ο αριθμός των φύλλων και σελίδων κάθε βιβλίου. Η πράξη αυτή συνυπογράφεται και από τον Ταμία. (Αρθρο 69 Β.Δ. 17-5/15.6.1959)
Τα βιβλία μπορούν να τηρούνται μηχανογραφικά. Βέβαια διάταξη νόμου που να ορίζει ρητά ότι αυτό μπορεί να γίνεται δεν υπάρχει. Αυτό που πρέπει να υπάρχει στο τέλος του χρόνου το βιβλίο, άσχετα εάν είναι χειρόγραφο ή μηχανογραφημένο. Δηλαδή πρέπει να γίνει εκτύπωση των δεδομένων, τα οποία θα βιβλιοδετηθούν, θα αριθμηθούν οι σελίδες και θα θεωρηθεί το βιβλίο στη τελευταία σελίδα από το Δήμαρχο.
Το ορθότερο βέβαια είναι να αριθμηθούν οι σελίδες των βιβλίων πριν τη χρήση τους και να θεωρηθεί το «βιβλίο» από το Δήμαρχο πριν τη χρήση του (με τον ίδιο τρόπο δηλαδή που θεωρούνται οι σελίδες των μηχανογραφημένων βιβλίων από τις εφορίες για τις ιδιωτικές επιχειρήσεις). Αυτό πρακτικά βέβαια είναι περισσότερο δύσκολο. Σε κάθε περίπτωση πάντως το μηχανογραφημένο βιβλίο στο τέλος του χρόνου πρέπει να είναι εκτυπωμένο, αριθμημένο και θεωρημένο από το Δήμαρχο.
X. Τρόπος τήρησης βιβλίων ταμειακής υπηρεσίων
Σύμφωνα με την παρ. 1.1.104 του άρθρου 1 του Π.Δ. 315/1999 (ΦΕΚ 302/30.12.1999 τεύχος Α'):
«Παρέχεται η δυνατότητα στο Δήμο (ή την Κοινότητα) να τηρεί τα βιβλία του και να εκδίδει τα στοιχεία του μηχανογραφικά, ή να τηρεί μηχανογραφικά τη Γενική Λογιστική και να εκδίδει τα στοιχεία του χειρόγραφα ή αντίστροφα. Δεν παρέχεται η δυνατότητα, το ίδιο βιβλίο άλλοτε να τηρείται μηχανογραφικά και άλλοτε χειρόγραφα ή ένα στοιχείο να εκδίδετάί μηχανογραφικά με τη συμπλήρωση ορισμένων μόνο δεδομένων και τα λοιπά δεδομένα να συμπληρώνονται χειρόγραφα.»
Το ΥΠ.ΕΣ. με το υπ' αριθ. 9584/14.05.2013 έγγραφό του, επισημαίνει τα εξής:
"Οι διατάξεις σχετικά με την οργάνωση της ταμειακής υπηρεσίας των Δήμων , προβλέπουν την υποχρεωτική τήρηση συγκεκριμένων βιβλίων εσόδων - εξόδων προκειμένου να καθίσταται δυνατή η απεικόνιση και ο έλεγχος των λογιστικών εγγραφών τόσο σε δεδομένη χρονική στιγμή όσο και συνολικά. Οι ρυθμιστικές αυτές διατάξεις δεν εξειδικεύουν τον τρόπο τήρησης και ενημέρωσης των βιβλίων, καθώς κατά τον χρόνο θέσπισης τους ο μόνος διαθέσιμος τρόπος ήταν η χειρόγραφη συμπλήρωση τους.
Εν συνεχεία ο νομοθέτης εκσυγχρονίζοντας το λογιστικό σύστημα των πρωτοβάθμιων ΟΤΑ εισήγαγε την εφαρμογή του Κλαδικού Λογιστικού Σχεδίου. Στην επίμαχη διάταξη του άρθρου 1 § 1.1.104 του ΠΔ 315/1999 προβλέπεται η δυνατότητα επιλογής από τους Δήμους μεταξύ της μηχανογραφική και χειρόγραφης τήρησης βιβλίων και η μόνη ρητή απαγόρευση αφορά στην εναλλαγή μεταξύ των δύο μεθόδων προκειμένου να εξασφαλιστεί η ομαλή και ομοιόμορφη λειτουργία της ταμειακής υπηρεσίας του Ο.Τ.Α.
Δεδομένου ότι στο Π.Δ.315/99 δεν γίνεται αναφορά σε όλα τα βιβλία που τηρούνται στην ταμειακή υπηρεσία και περιγράφονται στα ανωτέρω βασιλικά διατάγματα και παρά το γεγονός ότι η μηχανογραφική τήρησή τους εξασφαλίζει την πλέον εύχρηστη αποτύπωση των οικονομικών στοιχείων, θεωρούμε ότι ο χειρόγραφος τρόπος τήρησης δεν μπορεί να καταργηθεί, καθώς οι διατάξεις που τον προβλέπουν είναι ισχυρές.
Ωστόσο , σας γνωρίζουμε ότι η υπηρεσία μας επεξεργάζεται σχέδιο νομοθετικής ρύθμισης για την αντιμετώπιση του ζητήματος."
XI. Κλείσιμο βιβλίων
Δείτε την ενότητα
ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ » 18. Κλείσιμο βιβλίων Υπολόγων Διαχ/τών Δημοσίου.