24. Κλείσιμο των βιβλίων των Υπολόγων Διαχειριστών του Δημοσίου 

 

I. Νομοθετικό πλαίσιο

II. Γενικά

Α. Ενέργειες για το κλείσιμο

Β. Πρωτόκολλο κλεισίματος

Γ. Αριθμός Υποβολή πρωτοκόλλων

III. Διαχειρίσεις ΟΤΑ και Ν.Π.Δ.Δ.


I. Νομοθετικό πλαίσιο

Τα τηρούμενα από τους υπολόγους διαχειριστικά και λογιστικά βιβλία, καθώς και ο τρόπος τήρησης και θεώρησης αυτών, ορίζονται με κοινή απόφαση του Υπουργού Οικονομικών και του αρμόδιου Υπουργού. (άρθρο 153 Ν.4270/14)

Όλα γενικά τα βιβλία των υπολόγων διαχειριστών του Δημοσίου και των νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου, καθώς και των νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου, εφόσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή από την Ευρωπαϊκή Ένωση, κλείνονται την 31η Δεκεμβρίου κάθε έτους, συντάσσονται δε πρωτόκολλα για τα εμφανιζόμενα στα βιβλία σύνολα χρεώσεως, πιστώσεως και για το υπόλοιπο της διαχειρίσεως. (άρθρο 154 παρ. 1 του Ν. 4270/2014, πρώην άρθρο 58 παρ. 1 του Ν. 2362/1995)

Η θεώρηση του κλεισίματος των βιβλίων των ανωτέρω διαχειρίσεων ενεργείται:

α) για τις διαχειρίσεις που υπάγονται στα Υπουργεία Εθνικής Αμυνας και Δημόσιας Τάξης και Προστασίας του Πολίτη, από αξιωματικούς που ορίζονται με διαταγές των αρμόδιων Υπουργείων και

β) για τις υπόλοιπες διαχειρίσεις από τους προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών.

Σε περίπτωση συμπτώσεως του προσώπου του προϊσταμένου και του υπολόγου, η θεώρηση ενεργείται από υπάλληλο που ορίζεται από την αμέσως προϊστάμενη αυτού αρχή. (άρθρο 154 παρ. 2 του Ν. 4270/2014, πρώην άρθρο 58 παρ. 2 του Ν. 2362/1995)

 

Ο τρόπος κλεισίματος και θεωρήσεως των βιβλίων και οι λεπτομέρειες εφαρμογής των διατάξεων του παρόντος άρθρου καθορίζονται με απόφαση του Υπουργού Οικονομικών. (άρθρο 154 παρ. 3 του Ν. 4270/2014, πρώην άρθρο 58 παρ. 3 του Ν. 2362/1995)

 

Κατ' εξουσιοδότηση της ανωτέρω διάταξης εκδόθηκε η Αποφ. Υπ. Οικ. 1018049/281/208Α/98 (ΦΕΚ 159/98 τεύχος Β').

 

Σχετική για το κλείσιμο του έτους 2009 είναι η ΠΟΛ. 1005/15.01.2010

 

Σχετική για το κλείσιμο του έτους 2010 είναι η ΠΟΛ.1195/24.12.2010 

Σχετική για το κλείσιμου του έτους 2011 είναι η ΠΟΛ 1016/13.01.2012

Σχετική για το κλείσιμου του έτους 2011 είναι η ΠΟΛ 1009/31.12.2012  


II. ΓΕΝΙΚΑ

Με τη λήξη κάθε οικονομικού έτους, γίνεται το κλείσιμο των βιβλίων όλων των Δημοσίων διαχειρίσεων (χρηματικού και υλικού), των διαχειρίσεων των Ν.Π.Δ.Δ. καθώς και των Ν.Π.Ι.Δ., εφόσον αυτά επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση.

Με την αριθ. 1018049/281/208 Α/9-2-98 Απόφαση του Υφυπουργού των Οικονομικών, εξουσιοδοτούνται οι Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών να θεωρήσουν το κλείσιμο των βιβλίων των προαναφερόμενων διαχειρίσεων.

Στην περίπτωση που συμπίπτει το πρόσωπο του Προϊσταμένου και του υπολόγου, η θεώρηση ενεργείται από υπάλληλο που ορίζεται από την αμέσως Προϊσταμένη αυτού Αρχή ή την Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Ν.Π.

- Υπόδειγμα απόφασης Δημάρχου για ορισμό υπαλλήλου για θεώρηση κλεισίματος βιβλίων όταν συμπίπτει ο Προϊστάμενος με τον υπόλογο

Εξαίρεση της ανωτέρω διαδικασίας του κλεισίματος των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων, αποτελούν οι διαχειρίσεις των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ν.Π.Ι.Δ. που δεν έχουν υπηρεσίες ή υπαλλήλους ή υπαλληλική ιεραρχία και η συγκρότησή τους εξαντλείται σε αυτό τούτο το Συλλογικό Όργανο. Η θεώρηση και το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνεται από όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου. (Σχετική για το θέμα αυτό είναι η υπ' αριθ. 2518/23-9-96 Γνωμοδότηση του Γραφείου Νομικού Συμβούλου του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, που έγινε αποδεκτή από τον οικείο Υπουργό στις 16-10-1996 και αναφέρεται στο κλείσιμο των βιβλίων των Σχολικών Επιτροπών του Ν.1894/1990).

 

Δεν κλείνονται και δεν θεωρούνται τα βιβλία των υπολόγων διαχειριστών των Παγίων Προκαταβολών και των Χ.Ε.Π.

 


Α. Ενέργειες για το κλείσιμο
1. Κατ' αρχήν θα κλειστούν όλα τα βιβλία κάθε διαχείρισης, δηλαδή τα βιβλία:

- Ταμείου,

- Ημερολογίου,

- Καθολικού,

- Αποθήκης,

- Ενσήμων

- και κάθε άλλου είδους δημοσίου υλικού.

2. Θα εξαχθούν τα υπόλοιπα των λογαριασμών των διαχειρίσεων που βρίσκονται κατατεθειμένα στην Τράπεζα Ελλάδος ή σε άλλο Πιστωτικό Ίδρυμα και θα εξακριβωθούν από επίσημο έγγραφο ή δελτίο της Τράπεζας, στο οποίο θα εμφανίζεται η κίνηση των λογαριασμών. (Προσοχή το ύψος των χρημάτων που βρίσκονται στο ταμείο δεν πρέπει να υπερβαίνει το ποσό που θέτει η Κ.Υ.Α. 4686/22.01.2008 (ΦΕΚ 164/05.02.2008). Διαφορετικά πρέπει να γίνει αιτιολόγηση)

3. Θα θεωρηθούν τα στελέχη των γραμματίων είσπραξης των χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής και γενικά κάθε στοιχείο με το οποίο ενεργείται η χρέωση και η πίστωση των υπολόγων. Ύστερα, κάτω από την τελευταία εγγραφή των βιβλίων, που αναφέρονται πιο πάνω, καθώς και στο πίσω μέρος των στοιχείων, με τα οποία ενεργείται η χρεοπίστωση των υπολόγων, θα γραφεί η λέξη «ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ», η ημερομηνία που πράγματι κλείστηκαν τα βιβλία και τέλος, η υπογραφή του Προϊσταμένου ή του υπαλλήλου που τα θεώρησε.

Όπου τηρείται μηχανογραφικό σύστημα και τα βιβλία τηρούνται μηχανογραφικά, θα θεωρούνται οι αντίστοιχες εκτυπώσεις.

 


Β. Πρωτόκολλο κλεισίματος

Το πρωτόκολλο κλεισίματος θα πρέπει απαραιτήτως να αναφέρει:

i. Το χρηματικό υπόλοιπο του προηγουμένου οικονομικού έτους.

ii. Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των Γενικών Λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπά τους, στην περίπτωση δε της διαχείρισης υλικών, θα σημειώνονται χωριστά, για κάθε είδος, οι ποσότητες που εισήχθησαν και εξήχθησαν, καθώς και τα υπόλοιπά τους ή το λογιστικό αποτέλεσμα αυτών.

iii. Το Ταμειακό υπόλοιπο θα αναλύεται στο ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου διαχειριστή, ως και στο ποσό που βρίσκεται κατατεθειμένο στην Τράπεζα της Ελλάδος ή σε άλλο Πιστωτικό Ίδρυμα και θα επιβεβαιώνεται από αντίγραφο του σχετικού λογαριασμού της Τράπεζας. Για το ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου, θα πρέπει να αιτιολογείται πλήρως η ανάγκη, που επιβάλλει τη μη κατάθεσή του στην Τράπεζα και σε καμιά περίπτωση δεν πρέπει να είναι ανώτερο του κατά Νόμο κάθε φορά προβλεπόμενου ορίου.

iv.Τα βιβλία που κλείστηκαν, τον αριθμό των τίτλων που εκδόθηκαν π.χ. ενταλμάτων, γραμματίων κ.λ.π. και τον αύξοντα αριθμό τους (από -.. μέχρι -.) και

v. Αν ο διαχειριστής έχει ή όχι άλλη διαχ/ση και εφόσον έχει, αν κλείσθηκαν τα βιβλία της, επισυνάπτοντας και σχετική υπεύθυνη δήλωσή του.

 

Υπόδειγμα: Πρωτόκολλο κλεισίματος

Υπόδειγμα: Υπεύθυνη δήλωση αν ο διαχειριστής έχει άλλη διαχείριση

Υπόδειγμα: Υπεύθυνη δήλωση αν ο διαχειριστής ΔΕΝ έχει άλλη διαχείριση

 


Γ. Αριθμός Υποβολή πρωτοκόλλων

Το πρωτόκολλο κλεισίματος, συντάσσεται σε τρία (3) αντίτυπα (ισχύει και για ΝΠΔΔ των ΟΤΑ). Για τους ΟΤΑ και τα επιχορηγούμενα Ν.Π.Ι.Δ., το πρωτόκολλο κλεισίματος θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα.

Το πρώτο από τα αντίτυπα των πρωτοκόλλων αυτών ο υπόλογος διαχειριστής το επισυνάπτει στα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του και το αποστέλλει στο Ελεγκτικό Συνέδριο ή στον αρμόδιο Πάρεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου, εφόσον η διαχείρισή του υπάγεται εκ του Νόμου σε κατασταλτικό έλεγχο, ή στην Υπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το Ν.Π., μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή χρηματοδότησης.

Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο διαχειριστή

Το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται, μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου, στην αρμόδια Περιφερειακή Διεύθυνση της Οικονομικής Επιθεώρησης της Γενικής Δ/νσης Οικονομικής Επιθεώρησης του Υπουργείου Οικονομικών, η οποία μεριμνά για τη φύλαξή τους επί δέκα (10) έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται, κατά τα ακόλουθα:

Α. Οι υπηρεσίες υπολόγων των Νομών Αττικής, Κυκλάδων, τα αποστέλλουν στις Δ/νσεις Οικονομικών Επιθεωρήσεων Αθηνών, Πειραιώς, Ανατολικής και Δυτικής Αττικής αντίστοιχα, Κολωνού 2 - Τ.Κ. 104 37 ΑΘΗΝΑ.
Β. Των Νομών Θεσσαλονίκης και Πιερίας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Θεσσαλονίκης, Νικ. Ουρανού 15 - Τ.Κ. 546 27 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ.
Γ. Των Νομών Σερρών, Χαλκιδικής, Κιλκίς, Πέλλας και Ημαθίας στη Δ/νσηΟικονομικής Επιθεώρησης Υπολοίπου Κεντρικής Μακεδονίας, Νικ. Ουρανού 15 -Τ.Κ. 546 27 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ.
Δ. Των Νομών Φλώρινας, Κοζάνης, Καστοριάς και Γρεβενών, στη Δ/νσηΟικονομικής Επιθεώρησης Δυτικής Μακεδονίας, Μουράτη 3 - Τ.Κ. 501 00 ΚΟΖΑΝΗ.
Ε. Των Νομών Έβρου, Ροδόπης, Ξάνθης, Δράμας και Καβάλας, στη Δ/νσηΟικονομικής Επιθεώρησης Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, Μερ. Σερρών 46 -Τ.Κ. 691 00 ΚΟΜΟΤΗΝΗ.
ΣΤ. Των Νομών Ιωαννίνων, Αρτας, Θεσπρωτίας και Πρέβεζας, στη Δ/νσηΟικονομικής Επιθεώρησης Ηπείρου, Ν. Ζέρβα 28-30 - Τ.Κ. 453 32 ΙΩΑΝΝΙΝΑ.
Ζ. Των Νομών Κέρκυρας, Λευκάδας, Κεφαλληνίας και Ζακύνθου, στη Δ/νσηΟικονομικής Επιθεώρησης Ιονίων Νήσων, θέση ΑΛΥΚΕΣ Ποταμού - Τ.Κ. 491 00ΚΕΡΚΥΡΑ.
Η. Των Νομών Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων και Καρδίτσας, στη Δ/νσηΟικονομικής Επιθεώρησης Θεσσαλίας, Αλεξ. Παναγούλη 66 - Τ.Κ. 411 10 ΛΑΡΙΣΑ.
Θ. Των Νομών Αιτωλοακαρνανίας, Αχαΐας και Ηλείας, στη  Δ/νση ΟικονομικήςΕπιθεώρησης Δυτικής Ελλάδας, Αμαλίας - Όθωνος 96 & Τσαμαδού 2, Τ.Θ. 3179,Τ.Κ. 260 05 ΠΑΤΡΑ.
Ι. Των Νομών Φθιώτιδας, Ευρυτανίας, Φωκίδας, Βοιωτίας και Ευβοίας, στη Δ/νσηΟικονομικής Επιθεώρησης Στερεάς Ελλάδας, Αθ. Διάκου 6 - Τ.Κ. 351 00 ΛΑΜΙΑ.
ΙΑ. Των Νομών Κορινθίας, Αργολίδας, Αρκαδίας, Μεσσηνίας και Λακωνίας, στηΔ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Πελοποννήσου, Πλατεία Κολοκοτρώνη 22 - Τ.Κ.221 00 ΤΡΙΠΟΛΗ.
IΒ. Των Νομών Λέσβου, Χίου και Σάμου, στη Δ/νση Οικονομικής ΕπιθεώρησηςΒορείου Αιγαίου, Βουρνάζων 2 - Τ.Κ. 811 00 ΜΥΤΙΛΗΝΗ.
ΙΓ. Των Νομών Χανίων, Ρεθύμνης, Ηρακλείου, Λασιθίου και Δωδεκανήσου στηΔ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Κρήτης, Ιδομενέως 28 - Τ.Κ. 712 02 ΗΡΑΚΛΕΙΟ ΚΡΗΤΗΣ.

 

Το τέταρτο αντίτυπο θα αποστέλλεται στο Γ.Λ. Κράτους, Δ/νση 39η Ν.Π.Δ.Δ., Τμήμα Γ΄, Πανεπιστημίου 37 - Τ.Κ. 101 65, Αθήνα και θα υπογράφεται από τον υπάλληλο που τα θεώρησε και τον υπόλογο διαχειριστή.

 


III. Διαχειρίσεις ΟΤΑ και Ν.Π.Δ.Δ.
Σύμφωνα με την ΠΟΛ 1009/31.12.2012, οι διαχειρίσεις των Ο.Τ.Α. Α΄ και Β΄ βαθμού, καθώς και των Ν.Π. αυτών, θα υποβάλλουν τα πρωτόκολλα κλεισίματος, σύμφωνα με το άρθρο 12 παρ. 8 Ν.2539/1997 (ΦΕΚ 244/4-12-97).

 
Σχετικά με τα στοιχεία που υποβάλλονται στο ελεγκτικό συνέδριο δείτε την ενότητα:
Απολογισμός - Ισολογισμός