Τήρηση στοιχείων από Επιτρόπους Ελ. Συν.
Με το άρθρο 4 παρ. 1 α και 1 β του π.δ. 113/2010 ορίζεται ότι: «1 α. Η απόφαση ανάληψης --Αντίγραφο της απόφασης κοινοποιείται στην οικεία Υπηρεσία Επιτρόπου του Ελεγκτικού Συνεδρίου για αντίστοιχες εγγραφές». «1 β. Σε περίπτωση ματαίωσης της δαπάνης, η ανάληψη ανατρέπεται με την προαναφερόμενη διαδικασία, μετά από αιτιολογημένη απόφαση του διατάκτη».Με τη 2/91118/0026/29-12-2010 εγκύκλιο τουΓ.Λ.Κ παρασχέθηκαν σε όλους τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης διευκρινίσεις και οδηγίες για την ορθή και ομοιόμορφη εφαρμογή του πιο πάνω διατάγματος.
Σύμφωνα με τα πρακτικά της 12ης ΓΕΝΙΚΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΩΣ ΤΗΣ ΟΛΟΜΕΛΕΙΑΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΤΗΣ 13ης ΑΠΡΙΛΙΟΥ 2011, έγιναν δεκτά τα εξής, σχετικά με τα στοιχεία των αποφάσεων ανάληψης υποχρέωσης κατά φορέα και ΚΑΕ, που πρέπει να τηρούνται από τους επιτρόπους του Ελεγκτικού Συνεδρίου:
α)Στην περίπτωση που οι ελεγχόμενοι φορείς που διαθέτουν μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων των αναλαμβανόμενων υποχρεώσεων, η έρευνα για την ύπαρξη πίστωσης γίνεται με χρήση μηχανογραφικού αρχείου που αποτελεί τμήμα των βιβλίων του ελεγχόμενου φορέα, που τηρείται από τον ίδιο τον φορέα (και όχι από το Ελεγκτικό Συνέδριο). Ο ελεγχόμενος φορέας για κάθε χρηματικό ένταλμα που αποστέλλει προς έλεγχο στον αρμόδιο Επίτροπο του Ελεγκτικού Συνεδρίου πρέπει να επισυνάπτει επικυρωμένη εκτύπωση από το ηλεκτρονικό αρχείο, στην οποία θα απεικονίζονται οι κινήσεις των ΚΑΕ και θα εμφανίζεται το υπόλοιπο της πίστωσης. Το ηλεκτρονικό αρχείο του ελεγχόμενου φορέα μπορεί να ελέγχεται για την ακρίβειά του δειγματοληπτικά από τον αρμόδιο Επίτροπο του Ελεγκτικού Συνεδρίου.
β)Στην περίπτωση που οι ελεγχόμενοι φορείς που παρακολουθούν τις πιστώσεις με χειρόγραφο τρόπο στα οικεία βιβλία, οι φορείς σε κάθε χρηματικό ένταλμα πρέπει να επισυνάπτει βεβαίωση που θα είναι αρμοδίως υπογεγραμμένη και στην οποία θα αναγράφεται ότι υπάρχει πίστωση στον ΚΑΕ που εντέλλεται η δαπάνη, καθώς και εναπομείναν υπόλοιπο.
Σε αμφότερες στις προαναφερόμενες περιπτώσεις, οι Επίτροποι του Ελεγκτικού Συνεδρίου θα έχουν την αρμοδιότητα ελέγχου της πορείας των πιστώσεων σε βάρος του προϋπολογισμού (Δημοσίου, ΟΤΑ, ΝΠΔΔ) επιτοπίως ή με την προσκόμιση των οικείων βιβλίων ή με ηλεκτρονικό τρόπο.
Συνεπώς εκτός από την απόφαση ανάληψης υποχρέωσης επισυνάπτονται στο χρηματικό ένταλμα:
α)επικυρωμένη εκτύπωση από το ηλεκτρονικό αρχείο, στην οποία θα απεικονίζονται οι κινήσεις των ΚΑΕ και θα εμφανίζεται το υπόλοιπο της πίστωσης. (στην περίπτωση που οι ελεγχόμενοι φορείς που διαθέτουν μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων των αναλαμβανόμενων υποχρεώσεων) ή
β) Βεβαίωση που θα είναι αρμοδίως υπογεγραμμένη και στην οποία θα αναγράφεται ότι υπάρχει πίστωση στον ΚΑΕ που εντέλλεται η δαπάνη, καθώς και εναπομείναν υπόλοιπο. (στην περίπτωση που οι ελεγχόμενοι φορείς που παρακολουθούν τις πιστώσεις με χειρόγραφο τρόπο στα οικεία βιβλία).
Υπόδειγμα Βεβαίωσης για τις Δημοτικές Επιχειρήσεις.