[post_tabs][post_tab title="Καθεστώς μετά το Ν.4610/19"]
Αρχείο Δήμων
I. Έννοια αρχείου και αρχειακού υλικού
II. Δημόσια αρχεία
III. Προστασία δημόσιων αρχείων
IV. Δημόσια έγγραφα
V. Ιδιωτικά αρχεία
VI. Ειδικά ιστορικά αρχεία
VII. Αποστολή, αρμοδιότητες και μέσα δράσης των Γενικών Αρχείων του Κράτους
VIII. Αρχεία καταργούμενων φορέων
IX. Παρακαταθήκη αρχειακού υλικού
X. Εκκαθάριση αρχείων
XI. Υπάλληλοι Σύνδεσμοι με τις υπηρεσίες των Γ.Α.Κ.
XII. Πρόσβαση στα αρχεία αρμοδιότητας των Γ.Α.Κ.
XIII. Χρόνος διατήρησης εγγράφων
XIV. Χρόνος διεξαγωγής των εκκαθαρίσεων
XV. Προσωπικό που ενεργεί την εκκαθάριση
XVI. Επιτροπές Εκκαθάρισης των μέχρι 31.12.1985 αρχείων
I. Έννοια αρχείου και αρχειακού υλικού
Κάθε δήμος τηρεί τα βιβλία και τα αρχεία που είναι αναγκαία για την άσκηση των αρμοδιοτήτων του. Αυτά ορίζονται με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. Με όμοια απόφαση μπορεί να ορίζονται οι προδιαγραφές και ο τρόπος ψηφιακής τήρησης βιβλίων και αρχείων. (παρ.2 άρθρο 71 Ν.3852/2010)
Αρχείο, είναι το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων, αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος, ύλης και υποστρώματος, που σχετίζονται με τη δραστηριότητα του Κράτους, των δημόσιων ή ιδιωτικών φορέων ή των νομικών ή φυσικών προσώπων ή ενώσεων προσώπων. Αρχείο είναι και κάθε τεκμήριο καταγραφής πληροφοριών που προβλέπεται στο άρθρο 35 του π.δ. 28/2015 (Α΄ 34) και συγκροτεί το αρχείο Πρωθυπουργού. (παρ.1 άρθρο 160 Ν.4610/19)
Το αρχειακό υλικό περιλαμβάνει πρωτότυπα ή αντίγραφα οποιασδήποτε ύλης ή τεχνικής, ιδίως:
α) μεμονωμένα έγγραφα, χειρόγραφα, κατάστιχα, κώδικες και συλλογές αυτών,
β) απομνημονεύματα και ημερολόγια,
γ) αλληλογραφία επίσημη και ιδιωτική δημόσιων προσώπων,
δ) προπαγανδιστικά τεκμήρια, εκκλήσεις, προκηρύξεις, αφίσες, εφήμερο υλικό ή άλλα πληροφοριακά έντυπα,
ε) ηλεκτρονικά έγγραφα και αρχεία, όπως αυτά ορίζονται στα άρθρα 1 και 5 του π.δ. 25/2014 (Α΄ 44) ή σε οποιαδήποτε άλλη μορφή, σύμφωνα με την εξέλιξη της τεχνολογίας. Σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνονται και οι κάθε φύσης βάσεις δεδομένων των φορέων του δημόσιου τομέα, σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου 161,
στ) οπτικοακουστικά αρχεία, ηχητικές και κινούμενες ή στατικές οπτικές αποτυπώσεις,
ζ) χάρτες, σχέδια, χαρακτικά και έργα εικαστικού ενδιαφέροντος, τα οποία αποτυπώνουν μαρτυρίες σε οπτικές, γραμμικές αποτυπώσεις και απεικονίσεις, τοπογραφικά και υδρογραφικά διαγράμματα, μακέτες, αεροφωτογραφίες, ιχνογραφήματα, χαλκογραφίες λιθογραφίες, ξυλογραφίες, που τεκμηριώνουν πληροφορίες, οι οποίες αναφέρονται στην ιστορία και στην πολιτιστική κληρονομιά του ελληνικού έθνους και σε ό τι έχει σχέση με τη διοικητική, οικονομική και κοινωνική ζωή του ελληνικού Κράτους. (παρ.2 άρθρο 160 Ν.4610/19)
Τα αρχεία και το αρχειακό υλικό αποτελούν εθνικό πλούτο και μέρος της εθνικής πολιτιστικής κληρονομιάς. (παρ.3 άρθρο 160 Ν.4610/19)
Δημόσια χαρακτηρίζονται τα αρχεία που παράγονται από την ανώτατη πολιτειακή ηγεσία, όπως την Προεδρία της Δημοκρατίας, από τον Πρωθυπουργό, τους Υπουργούς, τους Υφυπουργούς και την Γενική Γραμματεία της Κυβέρνησης, Γενική Γραμματεία Συντονισμού Κυβερνητικού Έργου, τα Υπουργεία, τις δημόσιες υπηρεσίες, τις δικαστικές αρχές, τα νομικά πρόσωπα δημόσιου δικαίου, τους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου, καθώς και τους λοιπούς οργανισμούς και επιχειρήσεις, που εμπίπτουν στο δημόσιο τομέα, σύμφωνα με την επόμενη παράγραφο, τα ληξιαρχεία, τα συμβολαιογραφεία, τα υποθηκοφυλακεία, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα, τα ιδρύματα του Απόδημου Ελληνισμού. (παρ.1 άρθρο 161 Ν.4610/19)
Για τους σκοπούς του Ν.4610/19, ο δημόσιος τομέας ορίζεται σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 51 του ν. 1892/1990 (Α΄ 101) και τις περιπτώσεις α΄ έως στ΄ της παραγράφου 1 του άρθρου 14 του ν. 4270/2014 (Α΄ 143). (παρ.2 άρθρο 161 Ν.4610/19)
Τα δημόσια αρχεία διακρίνονται σε:
α) Ενεργά, τα οποία περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, των μαρτυριών και των εγγράφων που χρησιμοποιούνται καθημερινώς για τη διεκπεραίωση των τρεχουσών υποθέσεων μιας υπηρεσίας, οργανισμού ή φορέα και διατηρούνται στον τόπο παραγωγής τους.
β) Ημιενεργά, τα οποία περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων, που αν και έχουν πάψει να θεωρούνται ενεργά, σύμφωνα με την περίπτωση α΄, δεν μπορεί να υποστούν εκκαθάριση διότι δεν έχει λήξει ο χρόνος διατήρησης, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τα διέπει. Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) παρακολουθούν τα ημιενεργά αρχεία ως προς την καλή τους τήρηση από την υπηρεσία παραγωγής τους.
γ) Ανενεργά, που περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων ο χρόνος διατήρησης των οποίων έχει λήξει, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τα διέπει, και δεν έχουν πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα για τον φορέα παραγωγής τους. Τα Γ.Α.Κ. παραλαμβάνουν υποχρεωτικά τα ανενεργά αρχεία από τον φορέα παραγωγής τους, μετά τη διαδικασία εκκαθάρισης και διατηρούν το δικαίωμα της περαιτέρω επεξεργασίας τους.
δ) Διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας, που περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων τα οποία ανεξάρτητα από την παλαιότητά τους, εξακολουθούν να παραμένουν ενεργά. Εφόσον παρέλθει τριακονταετία από την παραγωγή τους, τα Γ.Α.Κ. μεριμνούν ώστε να παραλάβουν ψηφιοποιημένα αντίγραφα. Τα αρχεία της κατηγορίας αυτής κατατίθενται υποχρεωτικά στα Γ.Α.Κ. μετά την πάροδο εξήντα (60) ετών από τον χρόνο παραγωγής τους. (παρ.3 άρθρο 161 Ν.4610/19)
Αν τα Γ.Α.Κ. διαπιστώσουν, ύστερα από καταγγελία ή αναφορά, ότι η διατήρηση των δημόσιων αρχείων από τους φορείς παραγωγής τους είναι πλημμελής ή ότι η πρόσβαση του κοινού σε αυτά είναι δυσχερής, μπορεί να ζητήσουν την άμεση κατάθεση των συγκεκριμένων αρχείων στις υπηρεσίες τους. (παρ.4 άρθρο 161 Ν.4610/19)
Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών που ψηφιοποιούνται ή μεταφέρονται σε άλλο υλικό υπόστρωμα, σύμφωνα με την εξέλιξη της τεχνολογίας, κατατίθενται στα Γ.Α.Κ., με ευθύνη του υπαλλήλου συνδέσμου της παραγράφου 3 του άρθρου 193. (παρ.5 άρθρο 161 Ν.4610/19)
III. Προστασία δημόσιων αρχείων
Τα δημόσια αρχεία είναι ανεπίδεκτα χρησικτησίας. (παρ.1 άρθρο 162 Ν.4610/19)
Πώληση δημόσιων αρχείων επιτρέπεται, επί ποινή ακυρότητας, μόνο ύστερα από έγγραφη άδεια των Γ.Α.Κ., σύμφωνα με την υποπερίπτωση γγ΄ της περίπτωσης ζ΄ της παραγράφου 2 του άρθρου 188. Τα στοιχεία του αγοραστή δηλώνονται υποχρεωτικά στα Γ.Α.Κ.. (παρ.2 άρθρο 162 Ν.4610/19)
Δημοπρασία δημόσιων αρχείων επιτρέπεται, επί ποινή ακυρότητας, μόνο ύστερα από έγγραφη άδεια των Γ.Α.Κ., που χορηγείται πριν την έναρξη της δημοπρασίας, σύμφωνα με την υποπερίπτωση γγ΄ της περίπτωσης ζ΄ της παραγράφου 2 του άρθρου 188. Τα στοιχεία του υπερθεματιστή δηλώνονται υποχρεωτικά στα Γ.Α.Κ.. (παρ.3 άρθρο 162 Ν.4610/19)
Η εξαγωγή από τη χώρα δημόσιων αρχείων πραγματοποιείται ύστερα από χορήγηση άδειας εξαγωγής, σύμφωνα με την υποπερίπτωση ββ΄ της περίπτωσης ζ΄ της παραγράφου 2 του άρθρου 188. (παρ.4 άρθρο 162 Ν.4610/19)
Απαγορεύεται:
α) οποιαδήποτε καταστροφή δημόσιων αρχείων χωρίς την έγγραφη άδεια των Γ.Α.Κ.,
β) η με οποιοδήποτε μέσο ή τρόπο αλλοίωση δημόσιου αρχείου, που μεταβάλλει την ακεραιότητα και την αυθεντικότητά του. (παρ.5 άρθρο 162 Ν.4610/19)
Τα Γ.Α.Κ. αναφέρουν στις αρμόδιες Εισαγγελικές και λοιπές Διοικητικές Αρχές, κάθε παράβαση των παραγράφων 2 έως και 5, που διαπιστώνουν ύστερα από καταγγελία ή αναφορά ή στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων τους. (παρ.6 άρθρο 162 Ν.4610/19)
Δημόσια έγγραφα χαρακτηρίζονται τα έγγραφα και τα τεκμήρια που εκδόθηκαν ή προέρχονται, ιδίως από:
α) τους βυζαντινούς αυτοκράτορες, τα μέλη των αυτοκρατορικών δυναστειών και του υπαλλήλους του βυζαντινού κράτους,
β) τις διοικητικές αρχές των ξενοκρατούμενων ελληνικών περιοχών, τις κοινοτικές και θρησκευτικές αρχές, τους νοταρίους, καντζιλιέρηδες και μνήμονες,
γ) τις διάφορες αρχές που συγκροτήθηκαν κατά την επανάσταση και τους αμέσως μετά από αυτή χρόνους,
δ) οποιαδήποτε αρχή αυτόνομων ελληνικών πολιτειών, όπως π.χ. της Ιονίου, της Κρητικής Πολιτείας, της Ηγεμονίας της Σάμου,
ε) τους βασιλείς των Ελλήνων, τα μέλη των βασιλικών δυναστειών και γενικά των ανακτορικών υπηρεσιών,
στ) τις Αρχές της Ανώτατης πολιτειακής ηγεσίας,
ζ) τον Πρωθυπουργό, τους Υπουργούς, τους Υφυπουργούς και τη Γενική Γραμματεία της Κυβέρνησης,
η) τη νομοθετική, την εκτελεστική και τη δικαστική εξουσία του Κράτους,
θ) το σύνολο των υπουργείων, τις δημόσιες υπηρεσίες, τα νομικά πρόσωπα δημόσιου δικαίου, τους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης και τις ανεξάρτητες αρχές,
ι) τους οργανισμούς και τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας,
ια) τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου, που τελούν υπό τον έλεγχο του Κράτους και ανεξαρτήτως αν ανήκουν ή όχι στον δημόσιο τομέα,
ιβ) συμβολαιογράφους, υποθηκοφυλακεία και κτηματολογικά γραφεία,
ιγ) ληξιαρχεία,
ιδ) τις ελληνικές κοινότητες και τα ιδρύματα του εξωτερικού, όπως εκπαιδευτικά, φιλανθρωπικά, εκκλησιαστικά και πολιτιστικά,
ιε) δημόσια εκπαιδευτικά ιδρύματα της χώρας. (άρθρο 163 Ν.4610/19)
Ιδιωτικά αρχεία χαρακτηρίζονται, ιδίως:
α) τα αρχεία ιδιωτικού περιεχομένου από τη βυζαντινή περίοδο και εφεξής,
β) τα προσωπικά αρχεία όσων άσκησαν ανώτατα λειτουργήματα της πολιτείας και της εκκλησίας, των θρησκευτικών λειτουργών των φορέων της παραγράφου 1 του άρθρου 164 και των προσώπων που διακρίθηκαν στις επιστήμες, τα γράμματα, τις τέχνες, την ευποιία, την εθνική ή οποιαδήποτε άλλη δράση, καθώς και τα αρχεία φυσικών προσώπων, που το περιεχόμενό τους παρουσιάζει ιδιαίτερο ιστορικό ή πολιτιστικό ενδιαφέρον,
γ) τα αρχεία των πολιτικών κομμάτων και των συνδικαλιστικών οργανώσεων,
δ) τα αρχεία των νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου, όπως συλλόγων, συνεταιρισμών, ιδρυμάτων καθώς και τα αρχεία οικογενειών, ομάδων φυσικών προσώπων, εμπορικών οίκων, επιχειρήσεων, τραπεζών, εφόσον το περιεχόμενό τους παρουσιάζει ιδιαίτερο ιστορικό ή πολιτιστικό ενδιαφέρον σύμφωνα με την περίπτωση στ΄ της παραγράφου 2 του άρθρου 188. (παρ.1 άρθρο 165 Ν.4610/19)
Με απόφαση του Υπουργού Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων και του αρμόδιου καθ’ ύλην Υπουργού, που εκδίδεται ύστερα από γνωμοδότηση της Εφορείας των Γ.Α.Κ., χαρακτηρίζονται ειδικά ιστορικά αρχεία ή αρχειακές συλλογές σε υπηρεσίες, οργανισμούς, επιχειρήσεις, νομικά πρόσωπα και εν γένει φορείς του δημοσίου τομέα. Ως ειδικά ιστορικά αρχεία νοούνται και οι αρχειακές συλλογές που ήδη υπάρχουν σε δημόσιες υπηρεσίες. (παρ.1 άρθρο 167 Ν.4610/19)
Τα Ειδικά ιστορικά αρχεία και οι αρχειακές συλλογές είναι αρμόδια για την καταγραφή, την αρχειοθέτηση, τη συντήρηση, τη φύλαξη και τη διάθεση στους ερευνητές των εγγράφων και χειρογράφων που έχουν παραχθεί ή συγκεντρωθεί κατά τη λειτουργία και εξέλιξη των παραπάνω φορέων. (παρ.2 άρθρο 167 Ν.4610/19)
Τα Γ.Α.Κ. εγκρίνουν τη διαδικασία εκκαθάρισης και επιλογής και χορηγούν άδεια καταστροφής του αρχειακού υλικού των Ειδικών ιστορικών αρχείων και αρχειακών συλλογών που δεν κρίνεται διατηρητέο. (παρ.3 άρθρο 167 Ν.4610/19)
VII. Αποστολή, αρμοδιότητες και μέσα δράσης των Γενικών Αρχείων του Κράτους
Τα Γ.Α.Κ. αποτελούν αυτοτελή δημόσια υπηρεσία, που υπάγεται απευθείας στον Υπουργό Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων. (άρθρο 169 Ν.4610/19)
Αποστολή των Γ.Α.Κ. είναι ο εντοπισμός, η συγκέντρωση, η διάσωση, η διατήρηση και η εποπτεία στο διηνεκές των αρχείων της Χώρας, η διασφάλιση της ισότιμης πρόσβασης σε αυτά με γνώμονα την ελευθερία της γνώσης, της πληροφόρησης και της έρευνας και η καλλιέργεια εθνικής αρχειακής συνείδησης.
Τα Γ.Α.Κ. είναι αρμόδια για:
α) τη διατήρηση των πάσης φύσης τεκμηρίων που αναφέρονται στην πολιτική, διοικητική, οικονομική και κοινωνική πορεία του Ελληνικού Κράτους και στην εν γένει ατομική και συλλογική μνήμη,
β) την εποπτεία των αρχείων των υπουργικών συμβουλίων, των υπουργών, των αναπληρωτών υπουργών, των υφυπουργών, των υπουργείων, των Δήμων και Κοινοτήτων, των φορέων δημόσιου χαρακτήρα και των ανεξάρτητων αρχών, καθώς και των εκκλησιαστικών και ιδιωτικών αρχείων, εφόσον δεν καλύπτεται το απόρρητο. Η εποπτεία αυτή συνίσταται στον εντοπισμό και την καλή διατήρηση των αρχείων.,
γ) τη διατήρηση της ακεραιότητας και της αυθεντικότητας των αρχείων,
δ) τη διασφάλιση της απρόσκοπτης επιστημονικής έρευνας,
ε) την ανάδειξη της πολιτιστικής κληρονομιάς του ελληνικού έθνους (παρ.1 άρθρο 168 Ν.4610/19)
Η αποστολή και οι αρμοδιότητες της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. επιτυγχάνονται κυρίως με:
α) τη διάσωση, τη συγκέντρωση, την καταγραφή, την ταξινόμηση, την τεκμηρίωση, τη συντήρηση, την αναπαραγωγή, τη φύλαξη αρχείων και την εκπόνηση σχετικών εργαλείων έρευνας,
β) την επισήμανση και απογραφή των δημόσιων αρχείων, την επιλογή και εισαγωγή τους στα Γ.Α.Κ. και την προετοιμασία για τη διάθεσή τους στο κοινό,
γ) τη συνεργασία με φορείς δημόσιου τομέα που δεν έχουν καταθέσει τα αρχεία τους στα Γ.Α.Κ., ως προς την ευθυγράμμιση των πρακτικών αποχαρακτηρισμού και ανοίγματος των αρχείων τους στο κοινό. Οι εκκαθαρίσεις κάθε είδους αρχείων των παραπάνω φορέων γίνονται μετά από έγκριση των Γ.Α.Κ. Οι φορείς συνεργάζονται με τα Γ.Α.Κ. για το σχεδιασμό της διαχείρισης των ενεργών και ημιενεργών αρχείων,
δ) τη συνεργασία με τους φορείς της παρ. 1 του άρθρου 164 και τους κατόχους ιδιωτικών αρχείων για τη διάσωση, διατήρηση και διαχείριση των αρχείων τους,
ε) την εποπτεία των Ειδικών ιστορικών αρχείων και των φορέων φύλαξης και διαχείρισης ιδιωτικών αρχείων,
στ) την έκδοση δημοσιευμάτων (έντυπων και ηλεκτρονικών), που εξυπηρετούν την ιστορική γνώση και την προβολή των αρχειακών πηγών που διατηρούνται
στα Γ.Α.Κ.,
ζ) τη συμμετοχή σε ερευνητικά προγράμματα σε συνεργασία με άλλους επιστημονικούς φορείς της ημεδαπής ή της αλλοδαπής,
η) τον εμπλουτισμό με αγορά ή αποδοχή δωρεάς αρχειακού υλικού από τους κατόχους τους και αντιγράφων αρχειακού υλικού που βρίσκονται σε ξένα κράτη, οργανισμούς ή ιδιώτες,
θ) τη δημιουργία προτύπων και προδιαγραφών για τη διαμόρφωση και άσκηση αρχειακής πολιτικής,
ι) την αξιοποίηση αρχειακού υλικού στην εκπαιδευτική διαδικασία με εξειδικευμένες δράσεις σε συνεργασία με το Υπουργείο Παιδείας Έρευνας και Θρησκευμάτων,
ια) την ανάπτυξη και ενίσχυση της εξωστρέφειας των Γ.Α.Κ.. (παρ.2 άρθρο 168 Ν.4610/19)
VIII. Αρχεία καταργούμενων φορέων
Τα αρχεία καταργούμενων δημόσιων φορέων, φορέων της παραγράφου 1 του άρθρου 164 και ιδιωτικών φορέων, εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά, περιέρχονται στα Γ.Α.Κ. (παρ.1 άρθρο 191 Ν.4610/19)
Αρχεία φορέων του δημόσιου τομέα, οι οποίοι ιδιωτικοποιούνται, παραμένουν στη διάθεση των ιδιωτικών φορέων για είκοσι (20) έτη, διάστημα κατά το οποίο υπόκεινται στις διατάξεις περί δημόσιου αρχειακού υλικού. Μετά την παρέλευση του παραπάνω χρόνου ή και νωρίτερα, εφόσον καταστούν ανενεργά, παραδίδονται στα Γ.Α.Κ.. (παρ.2 άρθρο 191 Ν.4610/19)
IX. Παρακαταθήκη αρχειακού υλικού
Με απόφαση του Υπουργού Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων και του αρμοδίου καθ’ ύλην Υπουργού, τα δημόσια αρχεία εθνικής σημασίας μεταφέρονται και κατατίθενται στα Γ.Α.Κ., αν η φύλαξη ή η συντήρηση τους από τους κατόχους τους είναι πλημμελής ή η πρόσβαση του κοινού σε αυτά δυσχερής. Την έκδοση της ως άνω απόφασης εισηγείται η Εφορία των Γ.Α.Κ., εφόσον τα Γ.Α.Κ. διαπιστώσουν, ύστερα από καταγγελία, αναφορά ή στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων τους, ότι συντρέχουν οι προϋποθέσεις του προηγούμενου εδαφίου. (παρ.2 άρθρο 192 Ν.4610/19)
1. Επισήμανση αρχείων
Κατά την εκκαθάριση των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών και λοιπών φορέων του Δημοσίου και αφού αποχωριστούν οι φάκελοι που έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα, το καταστρεπτέο αρχειακό υλικό (ανενεργό αρχείο) καταγράφεται σε πίνακες και τίθεται στην διάθεση των ΓΑΚ τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών. (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Προκειμένου για καταστρεπτέα έγγραφα, εάν ορισμένα από αυτά θεωρηθούν ότι πιθανό να είναι χρήσιμα και πέραν του χρόνου που καθορίζεται από τα άρθρα 3 και 4 του Π.Δ.480/85, τότε επαναχαρακτηρίζονται και κατά χρόνον όχι μεγαλύτερο του διπλάσιου του ήδη προβλεπόμενου. (παρ.1 άρθρο 7 Π.Δ.480/85 ΦΕΚ 173 Α')
Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη. (παρ.4 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
2. Πρόσκληση των ΓΑΚ
Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.
Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Στο σημείο αυτό τονίζεται ότι, κατά τη διενέργεια της εκκαθάρισης, το υλικό που καταγράφεται ως υλικό που στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας, δηλαδή ως υπηρεσιακά ανενεργό υλικό, δεν σημαίνει ότι στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και σε κάθε περίπτωση τα ΓΑΚ είναι τα αρμόδια να αποφαίνονται για την ιστορική ή μη σημασία του υλικού αυτού. (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Επισημαίνεται ότι τα ΓΑΚ ενδιαφέρει το αρχειακό υλικό με την ευρεία του έννοια. Ως τέτοιο θεωρείται το υλικό που παράγεται από τις δημόσιες υπηρεσίες και λοιπούς φορείς του Δημοσίου, ανεξάρτητα από το υπόστρωμά του, έγγραφα αλλά και οπτικοακουστικό υλικό (βίντεο, φιλμ, κ.λπ.), καθώς και το υλικό που αποθηκεύεται σε μαγνητικά μέσα (δισκέτες, οπτικοί δίσκοι (cd), κ.ά. Σύμφωνα με το άρθρο 444 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας, ως έγγραφα νοούνται και οι φωτογραφικές ή κινηματογραφικές παραστάσεις, οι φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση. Επίσης σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν. 3979/2001 «Για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α 38), «Ηλεκτρονικό έγγραφο είναι κάθε μέσο το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό-πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο, ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες». (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Κατά τη διαδικασία της εκκαθάρισης το υλικό που επιλέγεται από τα Γ.Α.Κ. και χαρακτηρίζεται διατηρητέο εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή φυλάσσεται προσωρινά στον οικείο φορέα έως ότου τα Γ.Α.Κ. το παραλάβουν συντάσσοντας σχετικό πρωτόκολλο. (παρ.2 άρθρο 193 Ν.4610/19)
Τα Γ.Α.Κ., όταν τους ζητηθεί, παρέχουν τεχνική και επιστημονική υποστήριξη στους φορείς του δημόσιου τομέα σε θέματα εκκαθάρισης και καλής τήρησης των αρχείων τους. (παρ.1 άρθρο 193 Ν.4610/19)
3. Καταστροφή υλικού
Μετά την επιλογή από τα γενικά Αρχεία του Κράτους των εγγράφων ιστορικής σημασίας ή την παρέλευση απράκτου της προθεσμίας του ενός έτους, ακολουθεί η διαδικασία πολτοποιήσεως των χαρακτηρισθέντων ως καταστρεπτέων εγγράφων σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. (παρ.3 άρθρο 7 Π.Δ.480/85 ΦΕΚ 173 Α')
Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη των προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων, των προϊσταμένων όλων των Διευθύνσεων και με την εποπτεία των προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων Διοικητικής Υποστήριξης. (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Ειδικότερα, μετά από την έκδοση της άδειας καταστροφής από τα ΓΑΚ, η οικεία υπηρεσία αναγγέλλει εγγράφως στη Διεύθυνση Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού (πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Α.Ε.) που υπάγεται στη Γενική Διεύθυνση Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης της Γεν. Γραμματείας Φορολογικών και Τελωνειακών Θεμάτων του Υπουργείου Οικονομικών την ποσότητα του αρχειακού υλικού που προορίζεται για εκποίηση - ανακύκλωση. (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Με την Κ.Υ.Α. Δ6Β 1036140 ΕΞ 2012, ΦΕΚ 606/τ.Β'/5-3-2012, ο Ο.Δ.Δ.Υ. καταργήθηκε και οι αρμοδιότητες του μεταβιβάστηκαν στις Τελωνειακές Αρχές του Υπουργείου Οικονομικών. Οι αρχές αυτές υπάγονται στην αρμοδιότητα της Γενικής Διεύθυνσης Τελωνείων και Ε.Φ.Κ. (Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης) του Υπουργείου Οικονομικών και είναι οι εξής:
α.Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού [Σταδίου 60 Τ.Κ. 10564 Αθήνα, τηλ.:210-3243200] έχει έδρα στο Νομό Αττικής και η κατά τόπον αρμοδιότητά της εκτείνεται στους Νομούς Αττικής, Βοιωτίας, Εύβοιας, Ευρυτανίας, Φθιώτιδας, Φωκίδας, Αργολίδας, Κορινθίας, Λέσβου, Σάμου, Χίου, Δωδεκανήσου, Κυκλάδων, Ηρακλείου, Λασιθίου, Ρεθύμνης και Χανίων.
β.Τμήμα Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού του Τελωνείου Πατρών [Κτήριο Λιμένα, Τ.Κ. 26110 Πάτρα, τηλ.:2610-335644] στην κατά τόπον αρμοδιότητα του οποίου περιλαμβάνονται οι Νομοί Αιτωλοακαρνανίας, Αχαΐας, Ηλείας, Αρκαδίας, Λακωνίας, Μεσσηνίας, Ζακύνθου, Κεφαλληνίας και Λευκάδος.
γ.Τμήμα Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού του Α' Τελωνείου Εισαγωγών- Εξαγωγών Θεσσαλονίκης [Βασιλέως Ηρακλείου 13, Τ.Κ. 54642 Θεσσαλονίκη, τηλ.:2310-229076] στην κατά τόπον αρμοδιότητα του οποίου περιλαμβάνονται οι Νομοί Δράμας, Έβρου, Καβάλας, Ξάνθης, Ροδόπης, Ημαθίας, Θεσσαλονίκης, Κιλκίς, Πέλλας, Πιερίας, Σερρών, Χαλκιδικής, Γρεβενών, Καστοριάς, Κοζάνης και Φλώρινας.
δ.Τμήμα Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού του Τελωνείου Λάρισας [Φαρσάλων 21, Τ.Κ. 41110 Λάρισα, τηλ.:2410-531792] στην κατά τόπον αρμοδιότητα του οποίου περιλαμβάνονται οι Νομοί Καρδίτσας, Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων, Αρτας, Θεσπρωτίας, Ιωαννίνων, Πρέβεζας και Κέρκυρας. (ΙΚΑ εγκ. 22/Ε99/10/18.04.2013)
Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα στην περίπτωση που κριθεί από την αρμόδια κατά περίπτωση αρχειακή υπηρεσία (όπως Γενικά Αρχεία του Κράτους, Υπηρεσία Ιστορικού και Διπλωματικού Αρχείου Υπουργείου Εξωτερικών, Ελληνική Επιτροπή Στρατιωτικής Ιστορίας, Διεύθυνση Ιστορίας Στρατού, Υπηρεσία Ιστορίας Ναυτικού, Μουσείο Ιστορίας Πολεμικής Αεροπορίας) ότι το ηλεκτρονικό ή/και έντυπο αρχείο δεν χρήζει διατήρησης στο διηνεκές, ο φορέας προβαίνει στη καταστροφή με βάση τις κείμενες διατάξεις. (παρ.5 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
XI. Υπάλληλοι Σύνδεσμοι με τις υπηρεσίες των Γ.Α.Κ.
Η Γενική Γραμματεία της Κυβέρνησης τα Υπουργεία, οι Περιφέρειες, οι Δήμοι και οι εν γένει φορείς του δημόσιου τομέα κατά την παράγραφο 2 του άρθρου 161, ορίζουν υπαλλήλους - συνδέσμους με τα Γ.Α.Κ.
Καθήκοντα των υπαλλήλων - συνδέσμων είναι:
α) η επισήμανση των ημιενεργών και ανενεργών αρχείων που δεν έχουν εκκαθαριστεί ή παραδοθεί στα Γ.Α.Κ. και η απρόσκοπτη κατάθεσή τους στα Γ.Α.Κ., και
β) η μέριμνα για την κατάθεση στα Γ.Α.Κ. των αρχείων της παραγράφου 5 του άρθρου 161. (παρ.3 άρθρο 193 Ν.4610/19)
-Υπόδειγμα ορισμού υπαλλήλου συνδέσμου με τις υπηρεσίες των Γ.Α.Κ.
XII. Πρόσβαση στα αρχεία αρμοδιότητας των Γ.Α.Κ.
Τα αρχεία της αρμοδιότητας των Γ.Α.Κ. είναι προσβάσιμα στο κοινό, όπως προβλέπεται από το άρθρο 5 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/1999, Α΄ 45) και το άρθρο 1 του π.δ. 28/2015 (Α΄ 34), με την επιφύλαξη του ν. 2472/1997 (Α΄ 50), καθώς και του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/79 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 (L 119). Κατ’ εξαίρεση, με απόφαση του Υπουργού Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων που εκδίδεται ύστερα από εισήγηση της Εφορίας των Γ.Α.Κ., μπορεί να τεθούν ειδικοί περιορισμοί πρόσβασης του κοινού σε κατηγορίες αρχείων καθώς και προθεσμίες άρσης των περιορισμών αυτών. Με όμοια απόφαση του Υπουργού Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων που εκδίδεται ύστερα από πρόταση της Εφορίας των Γ.Α.Κ., είναι δυνατή η άρση των περιορισμών σε χρόνο μικρότερο από τον καθορισμένο. (παρ.1 άρθρο 194 Ν.4610/19)
Αν τα Γ.Α.Κ. αναλαμβάνουν τη φύλαξη δημόσιων αρχείων διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας, σύμφωνα με την περίπτωση δ΄ της παραγράφου 1 του άρθρου 161, υποχρεούνται να τα θέτουν, αμελλητί στη διάθεση της ενδιαφερόμενης υπηρεσίας. (παρ.2 άρθρο 194 Ν.4610/19)
Τα αρχεία και οι συλλογές που δωρήθηκαν στα Γ.Α.Κ. είναι προσβάσιμα στους ερευνητές και στο κοινό σύμφωνα με τους όρους του δωρητή διαφορετικά υπάγονται στις γενικές ή ειδικές διατάξεις του παρόντος άρθρου. (παρ.3 άρθρο 194 Ν.4610/19)
Τα αντίγραφα αρχείων που τηρούνται στα Γ.Α.Κ. είναι προσβάσιμα στο κοινό με τους ίδιους όρους που ισχύουν για τα πρωτότυπα. (παρ.4 άρθρο 194 Ν.4610/19)
XIII. Χρόνος διατήρησης εγγράφων
Επιφυλασσόμενων των διατάξεων των άρθρων 1, 3 και 4 του Ν.Δ. 1196/1972 «περί της δια μικροφωτογραφιών τηρήσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών, Ν.Π.Δ.Δ. και Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοικήσεως και της αποδεικτικής αυτών ισχύος», ως και του σε εκτέλεση αυτού εκδοθέντος Β.Δ. 750/1972 «περί ρυθμίσεως λεπτομερειών τινών δια την εφαρμογήν του Ν.Δ. 1196/1972 κ.λ.π.» χαρακτηρίζονται ως διατηρητέα στα αρχεία κάθε Οργανισμού Τοπικής Αυτοδιοίκησης και κάθε ιδρύματος, ν.π.δ.δ. και συνδέσμου αυτών, τα κάτωθι έγγραφα ως εξής :
Πατήστε εδώ για να δείτε το χρόνο διατήρησης ανά είδος εγγράφου. (άρθρο 3 Π.Δ.480/85 ΦΕΚ 173 Α')
Όλα τα υπόλοιπα έγγραφα και στοιχεία που δεν περιλαμβάνονται στον παραπάνω πίνακα, διατηρούνται τριετία από του τέλους του έτους της έκδοσης τους. (άρθρο 4 Π.Δ.480/85 ΦΕΚ 173 Α')
Για την εκκαθάριση των νέων αρχείων των Ο.Τ.Α. τόσον οι υπάλληλοι που συντάσσουν σχέδια εγγράφων όσον και οι αρμόδιοι για το χαρακτηρισμό εισερχομένων εγγράφων στο «Αρχείο», αναγράφουν σε εμφανές σημείο αυτών, ένδειξη περί του χρόνου διατήρησης τους.
Προκειμένου για συντασσόμενα σχέδια, η κατά την προηγουμένη παράγραφο ένδειξη αποτελεί συστατικό στοιχείο προκειμένου να διακινηθούν αυτά για υπογραφή και διεκπεραίωση.
Τα έγγραφα στοιχεία που αναφέρονται ως συνημμένα σε κάθε έγγραφο ακολουθούν το χρόνο διατήρησης του κυρίου εγγράφου χωρίς την αναγραφή σ' αυτά σχετικής ένδειξης.
Ο χρόνος διατήρησης που αναγράφεται στο σχέδιο ισχύει και για το εισερχόμενο που προκάλεσε την ενέργεια. (άρθρο 8 Π.Δ.480/85 ΦΕΚ 173 Α')
XIV. Χρόνος διεξαγωγής των εκκαθαρίσεων
Για την περιοδική κατά έτος εκκαθάριση των νέων αρχείων, κάθε Ο.Τ.Α. και κάθε ίδρυμα, Ν.Π.Δ.Δ. και σύνδεσμος αυτών, μέσα στο πρώτο τρίμηνο έκαστου έτους, επιμελείται της εκκαθάρισης του αρχείου από τα έγγραφα των οποίων ο χρόνος διατήρησης κατά τις διακρίσεις των άρθρων 3 και 4 του Π.Δ. 480/85 έχει παρέλθει. (παρ.1 άρθρο 9 Π.Δ.480/85 (ΦΕΚ 173 Α')
XV. Προσωπικό που ενεργεί την εκκαθάριση
Κάθε προϊστάμενος διεύθυνσης ή ανεξάρτητου τμήματος ή αυτοτελούς γραφείου, θα ορίζει άτυπα έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα οι οποίοι θα είναι υπεύθυνοι για την καταγραφή του άχρηστου αρχειακού υλικού. (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015) (παρ.1 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
XVI. Επιτροπές Εκκαθάρισης των μέχρι 31.12.1985 αρχείων
Για την εκκαθάριση των εγγράφων των μέχρι 31 Δεκεμβρίου 1985 αρχείων (παλαιών αρχείων) των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και των ιδρυμάτων, των νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου και των συνδέσμων αυτών, συστήνονται τριμελείς επιτροπές που αποτελούνται :
α) για τους δήμους, από ένα δημοτικό σύμβουλο, που ορίζεται με απόφαση του δημοτικού συμβουλίου και δύο δημοτικούς υπαλλήλους, με βαθμούς 10ο - 4ο,
β) για τις κοινότητες, από ένα κοινοτικό σύμβουλο, που ορίζεται με απόφαση του κοινοτικού συμβουλίου, το γραμματέα της κοινότητας και ένα δημόσιο υπάλληλο, ή υπάλληλο Ν.Π.Δ.Δ., ή υπάλληλο (γραμματέα) άλλης κοινότητας, με βαθμούς 12ο - 6ο,
γ) για τους συνδέσμους και τα κοινοτικά ιδρύματα και νομικά πρόσωπα, από ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου αυτών, που ορίζεται με απόφαση του διοικητικού τους συμβουλίου, από ένα υπάλληλο αυτών αντίστοιχα και από ένα δημόσιο υπάλληλο ή υπάλληλο Ν.Π.Δ.Δ. ή υπάλληλο (γραμματέα) κοινότητας, με βαθμούς 12ο -16ο και
δ) για τα δημοτικά ιδρύματα και νομικά πρόσωπα, από ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου αυτών, που ορίζεται με απόφαση του διοικητικού τους συμβουλίου και από δύο υπαλλήλους του ιδρύματος ή του νομικού προσώπου αντίστοιχα με βαθμούς 10ο - 6ο και σε περίπτωση που δεν υπηρετούν ή δεν επαρκούν οι υπηρετούντες από υπαλλήλου; του οικείου δήμου, με βαθμούς 10ο -6ο. (παρ.1 άρθρο 5 Π.Δ.480/85 (ΦΕΚ 173 Α')
Η συγκρότηση των επιτροπών αυτών γίνεται με απόφαση :
α) του νομάρχη για τις κοινότητες; τους συνδέσμους δήμων και κοινοτήτων και τα κοινοτικά ιδρύματα και νομικά πρόσωπα,
β) του οικείου δημάρχου, για τους δήμους και
γ) του οικείου προέδρου του διοικητικού συμβουλίου για τα δημοτικά ιδρύματα και νομικά πρόσωπα. (παρ.1 άρθρο 5 Π.Δ.480/85 (ΦΕΚ 173 Α')
Οι κατά την προηγούμενη παράγραφο επιτροπές, υπό την προεδρία του συμβούλου, αποφαίνονται, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 3 και 4 του Π.Δ. 480/85, για τη διατήρηση στο διηνεκές ή για ορισμένο χρόνο ή για καταστροφή των εγγράφων των αρχείων και λειτουργούν μέχρι να ολοκληρώσουν την εκκαθάριση των παλαιών αρχείων. (παρ.2 άρθρο 5 Π.Δ.480/85 (ΦΕΚ 173 Α')
Δείτε την ενότητα :
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ - ΝΟΜΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ » ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ » ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ ΈΓΓΡΑΦΑ » Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων
[/post_tab][post_tab title="Καθεστώς μέχρι το Ν.4610/19"]
Αρχείο Δήμων
- Γενικά
- Δημόσια αρχεία- έννοια και κατηγορίες
- Χρόνος διατήρησης εγγράφων
- Χρόνος διεξαγωγής των εκκαθαρίσεων
- Αρχεία καταργούμενων φορέων
- Προσωπικό που ενεργεί την εκκαθάριση
- Επιτροπές Εκκαθάρισης των μέχρι 31.12.1985 αρχείων
- Ορισμός υπαλλήλων -Συνδέσμων μεταξύ ΓΑΚ και υπηρεσίας
- Διαδικασία εκκαθάρισης
Μια από τις σημαντικές παραμέτρους για την αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης αποτελεί η ορθολογική οργάνωση και διαχείριση των αρχείων των φορέων του Δημοσίου η οποία συμβάλλει στην διευκόλυνση της εργασίας των υπαλλήλων και την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών.
Παράλληλα όμως τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών και γενικότερα των φορέων του Δημοσίου αποτελούν μια από τις πιο σημαντικές πηγές άντλησης ιστορικού ενδιαφέροντος στοιχείων. Για το λόγο αυτό οι υπηρεσίες και οι φορείς του Δημοσίου επιβάλλεται να συνεργάζονται με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (ΓΑΚ).
Επειδή έχει διαπιστωθεί ότι στην οργάνωση και διαχείριση των αρχείων δεν αποδίδεται η προσοχή που θα έπρεπε, με αποτέλεσμα να παρατηρούνται φαινόμενα όπως δύσκολος εντοπισμός χρήσιμων εγγράφων αλλά και φθορά ή και απώλειά τους, θα πρέπει να καταβληθεί κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε να εκλείψουν τέτοια φαινόμενα.
Οι πρόσφατες μεταβολές στην κεντρική διοίκηση (συγχωνεύσεις υπουργείων και φορέων) και ιδιαίτερα η μεγάλης κλίμακας διοικητικές μεταρρυθμίσεις στην τοπική αυτοδιοίκηση που εισήγαγε ο ν. 3852/2010 (Α'87), όπως η σύσταση των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων και η ανάδειξη των Περιφερειών ως ΟΤΑ β' βαθμού, η συνένωση Δήμων, η κατάργηση Κοινοτήτων, δεν πρέπει να αποτελέσουν σε καμία περίπτωση αιτία αύξησης του κινδύνου απώλειας ή αυθαίρετης καταστροφής δημοσίων αρχείων χωρίς την τήρηση των νόμιμων διαδικασιών. Παράλληλα η ραγδαία αύξηση του όγκου των παραγόμενων αρχείων, έντυπων και ηλεκτρονικών, επιβάλλουν την ένταση της προσπάθειας διαφύλαξης των αρχείων. (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011)
Κάθε δήμος τηρεί τα βιβλία και τα αρχεία που είναι αναγκαία για την άσκηση των αρμοδιοτήτων του. Αυτά ορίζονται με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. Με όμοια απόφαση μπορεί να ορίζονται οι προδιαγραφές και ο τρόπος ψηφιακής τήρησης βιβλίων και αρχείων. (παρ.2 άρθρο 71 Ν.3852/2010)
Δημόσια αρχεία- έννοια και κατηγορίες
Στην παρ.1 του άρθρου 2 του Ν.1946/91 (ΦΕΚ 69 Α') ορίζεται ότι μεταξύ άλλων δημόσια αρχεία χαρακτηρίζονται, τα αρχεία, που βρίσκονται στην κατοχή οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης.
Σύμφωνα με την παρ.2 του άρθρου 2 του Ν.1946/91 (ΦΕΚ 69 Α'):
«Τα δημόσια αρχεία διακρίνονται στις ακόλουθες κατηγορίες:
α) Στα ανενεργά αρχεία, που περιλαμβάνουν το υλικό που δεν έχει πια υπηρεσιακή χρησιμότητα και έχει υποστεί τη διαδικασία της εκκαθάρισης σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. Το υλικό αυτό εισάγεται στα Γ.Α.Κ. ή φυλάσσεται στον οικείο φορέα, έως ότου δημιουργηθούν οι προϋποθέσεις της παραλαβής του από την αρχειακή υπηρεσία.
β) Στα ημιενεργά αρχεία, που περιλαμβάνουν τα έγγραφα, των οποίων έχει λήξει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας και στα οποία πρέπει να γίνει εκκαθάριση.
γ) Στα τρέχοντα αρχεία, που περιλαμβάνουν τα έγγραφα που έχουν ακόμα υπηρεσιακή χρησιμότητα.
δ) Στα αρχεία διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας, που, παρά την παλαιότητα τους, εξακολουθούν να έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα.
Τα αρχεία της κατηγορίας αυτής, που απαιτείται να διατηρούνται στο διηνεκές, δύναται να κατατίθενται, στα Γ.Α.Κ. με ειδικό πρωτόκολλο. Η υπηρεσία των Γ.Α.Κ., η οποία αναλαμβάνει τη φύλαξη του αρχειακού υλικού αυτής της κατηγορίας, υποχρεούται να το θέτει στη διάθεση της ενδιαφερόμενης υπηρεσίας σε πρώτη ζήτηση και στο κοινό με την επιφύλαξη των διατάξεων του ν. 1599/1986 (ΦΕΚ 75 Α').»
Επιφυλασσόμενων των διατάξεων των άρθρων 1, 3 και 4 του Ν.Δ. 1196/1972 «περί της δια μικροφωτογραφιών τηρήσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών, Ν.Π.Δ.Δ. και Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοικήσεως και της αποδεικτικής αυτών ισχύος», ως και του σε εκτέλεση αυτού εκδοθέντος Β.Δ. 750/1972 «περί ρυθμίσεως λεπτομερειών τινών δια την εφαρμογήν του Ν.Δ. 1196/1972 κ.λ.π.» χαρακτηρίζονται ως διατηρητέα στα αρχεία κάθε Οργανισμού Τοπικής Αυτοδιοίκησης και κάθε ιδρύματος, ν.π.δ.δ. και συνδέσμου αυτών, τα κάτωθι έγγραφα ως εξής :
Πατήστε εδώ για να δείτε το χρόνο διατήρησης ανά είδος εγγράφου. (άρθρο 3 Π.Δ.480/85 ΦΕΚ 173 Α')
Όλα τα υπόλοιπα έγγραφα και στοιχεία που δεν περιλαμβάνονται στον παραπάνω πίνακα, διατηρούνται τριετία από του τέλους του έτους της έκδοσης τους. (άρθρο 4 Π.Δ.480/85 ΦΕΚ 173 Α')
Για την εκκαθάριση των νέων αρχείων των Ο.Τ.Α. τόσον οι υπάλληλοι που συντάσσουν σχέδια εγγράφων όσον και οι αρμόδιοι για το χαρακτηρισμό εισερχομένων εγγράφων στο «Αρχείο», αναγράφουν σε εμφανές σημείο αυτών, ένδειξη περί του χρόνου διατήρησης τους.
Προκειμένου για συντασσόμενα σχέδια, η κατά την προηγουμένη παράγραφο ένδειξη αποτελεί συστατικό στοιχείο προκειμένου να διακινηθούν αυτά για υπογραφή και διεκπεραίωση.
Τα έγγραφα στοιχεία που αναφέρονται ως συνημμένα σε κάθε έγγραφο ακολουθούν το χρόνο διατήρησης του κυρίου εγγράφου χωρίς' την αναγραφή σ' αυτά σχετικής ένδειξης.
Ο χρόνος διατήρησης που αναγράφεται στο σχέδιο ισχύει και για το εισερχόμενο που προκάλεσε την ενέργεια. (άρθρο 8 Π.Δ.480/85 ΦΕΚ 173 Α')
Χρόνος διεξαγωγής των εκκαθαρίσεων
Για την περιοδική κατά έτος εκκαθάριση των νέων αρχείων, κάθε Ο.Τ.Α. και κάθε ίδρυμα, Ν.Π.Δ.Δ. και σύνδεσμος αυτών, μέσα στο πρώτο τρίμηνο έκαστου έτους, επιμελείται της εκκαθάρισης του αρχείου από τα έγγραφα των οποίων ο χρόνος διατήρησης κατά τις διακρίσεις των άρθρων 3 και 4 του Π.Δ. 480/85 έχει παρέλθει. (παρ.1 άρθρο 9 Π.Δ.480/85 (ΦΕΚ 173 Α')
Τα αρχεία καταργούμενων δημόσιων, εκκλησιαστικών και ιδιωτικών φορέων εισάγονται, εφ' όσον δεν ορίζεται διαφορετικά, στα Γ.Α.Κ.. (άρθρο 37 Ν.1946/91 (ΦΕΚ 69 τεύχος Α')
Προσωπικό που ενεργεί την εκκαθάριση
Κάθε προϊστάμενος διεύθυνσης ή ανεξάρτητου τμήματος ή αυτοτελούς γραφείου, θα ορίζει άτυπα έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα οι οποίοι θα είναι υπεύθυνοι για την καταγραφή του άχρηστου αρχειακού υλικού. (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015) (παρ.1 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
Επιτροπές Εκκαθάρισης των μέχρι 31.12.1985 αρχείων
Για την εκκαθάριση των εγγράφων των μέχρι 31 Δεκεμβρίου 1985 αρχείων (παλαιών αρχείων) των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και των ιδρυμάτων, των νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου και των συνδέσμων αυτών, συστήνονται τριμελείς επιτροπές που αποτελούνται :
α) για τους δήμους, από ένα δημοτικό σύμβουλο, που ορίζεται με απόφαση του δημοτικού συμβουλίου και δύο δημοτικούς υπαλλήλους, με βαθμούς 10ο - 4ο,
β) για τις κοινότητες, από ένα κοινοτικό σύμβουλο, που ορίζεται με απόφασητουκοινοτικού συμβουλίου, το γραμματέατης κοινότητας και ένα δημόσιο υπάλληλο, ή υπάλληλο Ν.Π.Δ.Δ., ή υπάλληλο (γραμματέα) άλλης κοινότητας, με βαθμούς 12ο - 6ο,
γ) για τους συνδέσμους και τα κοινοτικά ιδρύματα και νομικά πρόσωπα, από ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου αυτών, που ορίζεται με απόφαση του διοικητικού τους συμβουλίου, από ένα υπάλληλο αυτών αντίστοιχα και από ένα δημόσιο υπάλληλο ή υπάλληλο Ν.Π.Δ.Δ. ή υπάλληλο (γραμματέα) κοινότητας, με βαθμούς 12ο -16ο και
δ) για τα δημοτικά ιδρύματα και νομικά πρόσωπα, από ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου αυτών, που ορίζεται με απόφαση του διοικητικού τους συμβουλίου και από δύο υπαλλήλους του ιδρύματος ή του νομικού προσώπου αντίστοιχα με βαθμούς 10ο - 6ο και σε περίπτωση που δεν υπηρετούν ή δεν επαρκούν οι υπηρετούντες από υπαλλήλου; του οικείου δήμου, με βαθμούς 10ο -6ο. (παρ.1 άρθρο 5 Π.Δ.480/85 (ΦΕΚ 173 Α')
Η συγκρότηση των επιτροπών αυτών γίνεται με απόφαση :
α) του νομάρχη για τις κοινότητες; τους συνδέσμους δήμων και κοινοτήτων και τα κοινοτικά ιδρύματα και νομικά πρόσωπα,
β) του οικείου δημάρχου, για τους δήμους και
γ) του οικείου προέδρου του διοικητικού συμβουλίου για τα δημοτικά ιδρύματα και νομικά πρόσωπα. (παρ.1 άρθρο 5 Π.Δ.480/85 (ΦΕΚ 173 Α')
Οι κατά την προηγούμενη παράγραφο επιτροπές, υπό την προεδρία του συμβούλου, αποφαίνονται, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 3 και 4 του Π.Δ. 480/85, για τη διατήρηση στο διηνεκές ή για ορισμένο χρόνο ή για καταστροφή των εγγράφων των αρχείων και λειτουργούν μέχρι να ολοκληρώσουν την εκκαθάριση των παλαιών αρχείων. (παρ.2 άρθρο 5 Π.Δ.480/85 (ΦΕΚ 173 Α')
Ορισμός υπαλλήλων -Συνδέσμων μεταξύ ΓΑΚ και υπηρεσίας
Θα πρέπει οι νέες Διοικητικές Δομές που προέκυψαν μετά τις διοικητικές μεταρρυθμίσεις του Καλλικράτη (Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, ΟΤΑ α' και β' βαθμού, φορείς που απορρόφησαν άλλους κ.λπ.) να μεριμνήσουν για τη διάσωση και διατήρηση του αρχειακού υλικού σε κατάλληλο και ασφαλή χώρο και να απευθυνθούν στα ΓΑΚ για την περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους ή όταν συντρέχει λόγος απειλής ή απώλειάς τους.
Για την επίτευξη αυτού του στόχου επιβάλλεται η δημιουργία ενός δικτύου Υπαλλήλων - Συνδέσμων το οποίο θα υποστηρίζει την άμεση και αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ του εθνικού φορέα διαχείρισης αρχείων, δηλαδή των ΓΑΚ και των κρατικών φορέων παραγωγής αρχείων, συμβάλλοντας έτσι στη σύγχρονη και λειτουργική τήρηση των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών μέσω ενός συστήματος εποπτείας και ελέγχου της δημόσιας αρχειακής παραγωγής.
Για το λόγο αυτό παρακαλούνται οι Διευθύνσεις Οργάνωσης και Απλούστευσης Διαδικασιών κάθε Υπουργείου ή αντίστοιχης ονομασίας και αντικειμένου μονάδες και οι Διευθύνσεις Διοίκησης ή αντίστοιχης ονομασίας μονάδες, των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων, των Περιφερειών και των Δήμων να ορίσουν έναν υπάλληλο τους ως υπεύθυνο για τα θέματα του αρχείου τους με στόχο :
Α. Την επισήμανση και απογραφή των αρχείων των υπηρεσιών του δημόσιου τομέα και την εποπτεία των ενεργών αρχείων για την πρόληψη απωλειών και καταστροφών δημοσίων εγγράφων και
Β. Την παρακολούθηση των εκκαθαρίσεων των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών και τη μέριμνα για την εισαγωγή των διατηρητέων αρχείων στα ΓΑΚ σύμφωνα με το αρ. 37 και τις παρ. α, β, δ του άρθρου 12 του Ν.1946/1991 και να κοινοποιήσουν τα στοιχεία αυτού, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στα ΓΑΚ στο e-mail:synchrona@gak.gr (τηλέφωνα επικοινωνίας: 210-6782239, 210-6782218 και 2106782221). (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
- Υπόδειγμα ορισμού υπαλλήλου για θέματα αρχείου.
1. Επισήμανση αρχείων
Κατά την εκκαθάριση των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών και λοιπών φορέων του Δημοσίου και αφού αποχωριστούν οι φάκελοι που έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα, το καταστρεπτέο αρχειακό υλικό (ανενεργό αρχείο) καταγράφεται σε πίνακες και τίθεται στην διάθεση των ΓΑΚ τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών. (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Προκειμένου για καταστρεπτέα έγγραφα, εάν ορισμένα από αυτά θεωρηθούν ότι πιθανό να είναι χρήσιμα και πέραν του χρόνου που καθορίζεται από τα άρθρα 3 και 4 του Π.Δ.480/85, τότε επαναχαρακτηρίζονται και κατά χρόνον όχι μεγαλύτερο του διπλάσιου του ήδη προβλεπόμενου. (παρ.1 άρθρο 7 Π.Δ.480/85 ΦΕΚ 173 Α')
Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του άρθρου 11 του Π.Δ. 25/14 αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο. (παρ.2 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο. (παρ.3 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη. (παρ.4 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
2. Πρόσκληση των ΓΑΚ
Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα ΓΑΚ (Γενικά Αρχεία του Κράτους) για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.
Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα, (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985) (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Στο σημείο αυτό τονίζεται ότι, κατά τη διενέργεια της εκκαθάρισης, το υλικό που καταγράφεται ως υλικό που στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας, δηλαδή ως υπηρεσιακά ανενεργό υλικό, δεν σημαίνει ότι στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και σε κάθε περίπτωση τα ΓΑΚ είναι τα αρμόδια να αποφαίνονται για την ιστορική ή μη σημασία του υλικού αυτού. (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Επισημαίνεται ότι τα ΓΑΚ ενδιαφέρει το αρχειακό υλικό με την ευρεία του έννοια. Ως τέτοιο θεωρείται το υλικό που παράγεται από τις δημόσιες υπηρεσίες και λοιπούς φορείς του Δημοσίου, ανεξάρτητα από το υπόστρωμά του, έγγραφα αλλά και οπτικοακουστικό υλικό (βίντεο, φιλμ, κ.λπ.), καθώς και το υλικό που αποθηκεύεται σε μαγνητικά μέσα (δισκέτες, οπτικοί δίσκοι (cd), κ.ά. Σύμφωνα με το άρθρο 444 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας, ως έγγραφα νοούνται και οι φωτογραφικές ή κινηματογραφικές παραστάσεις, οι φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση. Επίσης σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν. 3979/2001 «Για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α 38), «Ηλεκτρονικό έγγραφο είναι κάθε μέσο το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό-πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο, ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες». (ΥΠ. Δ.Μ.&ΗΔ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011) (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, έχουν Υπηρεσίες σε πολλούς νομούς της χώρας. Οι Υπηρεσίες του Ιδρύματος που εδρεύουν στο νομό Αττικής θα απευθύνονται στην Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ.-Δάφνης 61, Τ.Κ. 15452, Ψυχικό Τηλ:210-6782200, 210-6782239, 210-6782221 ΦΑΞ:210-6782215 και e-mail: archives@gak.gr, ενώ οι λοιπές Υπηρεσίες θα απευθύνονται στην αντίστοιχη Υπηρεσία Γ.Α.Κ. στο νομό όπου βρίσκεται η έδρα τους.
Σε περιοχές όπου δεν λειτουργεί Υπηρεσία των Γ.Α.Κ. θα απευθύνεστε στην πλησιέστερη Υπηρεσία αυτών με κοινοποίηση του εγγράφου σας στην Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ. στην ανωτέρω διεύθυνση.
Για διευκόλυνση σας, επισυνάπτεται επικαιροποιημένος πίνακας με τις Υπηρεσίες των Γενικών Αρχείων του Κράτους, τον οποίο αντλήσαμε από την ιστοσελίδα http://www.gak.gr/frontoffice/portal.asp-cpage=NODE&cnode=36 (ΙΚΑ εγκ. 22/Ε99/10/18.04.2013)
3. Καταστροφή υλικού
Μετά την επιλογή από τα γενικά Αρχεία του Κράτους των εγγράφων ιστορικής σημασίας ή την παρέλευση απράκτου της προθεσμίας του ενός έτους, ακολουθεί η διαδικασία πολτοποιήσεως των χαρακτηρισθέντων ως καταστρεπτέων εγγράφων σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. (παρ.3 άρθρο 7 Π.Δ.480/85 ΦΕΚ 173 Α')
Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη των προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων, των προϊσταμένων όλων των Διευθύνσεων και με την εποπτεία των προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων Διοικητικής Υποστήριξης. (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Ειδικότερα, μετά από την έκδοση της άδειας καταστροφής από τα ΓΑΚ, η οικεία υπηρεσία αναγγέλλει εγγράφως στη Διεύθυνση Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού (πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Α.Ε.) που υπάγεται στη Γενική Διεύθυνση Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης της Γεν. Γραμματείας Φορολογικών και Τελωνειακών Θεμάτων του Υπουργείου Οικονομικών την ποσότητα του αρχειακού υλικού που προορίζεται για εκποίηση - ανακύκλωση. (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015)
Με την Κ.Υ.Α. Δ6Β 1036140 ΕΞ 2012, ΦΕΚ 606/τ.Β'/5-3-2012, ο Ο.Δ.Δ.Υ. καταργήθηκε και οι αρμοδιότητες του μεταβιβάστηκαν στις Τελωνειακές Αρχές του Υπουργείου Οικονομικών. Οι αρχές αυτές υπάγονται στην αρμοδιότητα της Γενικής Διεύθυνσης Τελωνείων και Ε.Φ.Κ. (Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης) του Υπουργείου Οικονομικών και είναι οι εξής:
α.Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού [Σταδίου 60 Τ.Κ. 10564 Αθήνα, τηλ.:210-3243200] έχει έδρα στο Νομό Αττικής και η κατά τόπον αρμοδιότητά της εκτείνεται στους Νομούς Αττικής, Βοιωτίας, Εύβοιας, Ευρυτανίας, Φθιώτιδας, Φωκίδας, Αργολίδας, Κορινθίας, Λέσβου, Σάμου, Χίου, Δωδεκανήσου, Κυκλάδων, Ηρακλείου, Λασιθίου, Ρεθύμνης και Χανίων.
β.Τμήμα Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού του Τελωνείου Πατρών [Κτήριο Λιμένα, Τ.Κ. 26110 Πάτρα, τηλ.:2610-335644] στην κατά τόπον αρμοδιότητα του οποίου περιλαμβάνονται οι Νομοί Αιτωλοακαρνανίας, Αχαΐας, Ηλείας, Αρκαδίας, Λακωνίας, Μεσσηνίας, Ζακύνθου, Κεφαλληνίας και Λευκάδος.
γ.Τμήμα Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού του Α' Τελωνείου Εισαγωγών- Εξαγωγών Θεσσαλονίκης [Βασιλέως Ηρακλείου 13, Τ.Κ. 54642 Θεσσαλονίκη, τηλ.:2310-229076] στην κατά τόπον αρμοδιότητα του οποίου περιλαμβάνονται οι Νομοί Δράμας, Έβρου, Καβάλας, Ξάνθης, Ροδόπης, Ημαθίας, Θεσσαλονίκης, Κιλκίς, Πέλλας, Πιερίας, Σερρών, Χαλκιδικής, Γρεβενών, Καστοριάς, Κοζάνης και Φλώρινας.
δ.Τμήμα Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού του Τελωνείου Λάρισας [Φαρσάλων 21, Τ.Κ. 41110 Λάρισα, τηλ.:2410-531792] στην κατά τόπον αρμοδιότητα του οποίου περιλαμβάνονται οι Νομοί Καρδίτσας, Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων, Αρτας, Θεσπρωτίας, Ιωαννίνων, Πρέβεζας και Κέρκυρας. (ΙΚΑ εγκ. 22/Ε99/10/18.04.2013)
Προκειμένου για ηλεκτρονικά έγγραφα στην περίπτωση που κριθεί από την αρμόδια κατά περίπτωση αρχειακή υπηρεσία (όπως Γενικά Αρχεία του Κράτους, Υπηρεσία Ιστορικού και Διπλωματικού Αρχείου Υπουργείου Εξωτερικών, Ελληνική Επιτροπή Στρατιωτικής Ιστορίας, Διεύθυνση Ιστορίας Στρατού, Υπηρεσία Ιστορίας Ναυτικού, Μουσείο Ιστορίας Πολεμικής Αεροπορίας) ότι το ηλεκτρονικό ή/και έντυπο αρχείο δεν χρήζει διατήρησης στο διηνεκές, ο φορέας προβαίνει στη καταστροφή με βάση τις κείμενες διατάξεις. (παρ.5 άρθρο 11 Π.Δ. 25/14)
Αρχειακό υλικό Πρωτοβάθμιων Επιτροπών Αποκατάστασης των πολιτικώς διωχθέντων από τη δικτατορία δημοσίων υπαλλήλων
Με την εγκύκλιο ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ.36705/25.11.2015 καλούνται οι Δ/νσεις όλων των Υπηρεσιών του Δημοσίου να προβούν το συντομότερο δυνατό στη συγκέντρωση όλου του διαθέσιμου πληροφοριακού υλικού των Πρωτοβάθμιων Επιτροπών Κρίσης που βρίσκεται κατά τον παρόντα χρόνο διάσπαρτο μεταξύ των επιμέρους Υπουργείων και την οργανωμένη παράδοσή τους στα Γενικά Αρχεία του Κράτους, σύμφωνα με τους κανόνες προστασίας ευαίσθητων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, που τηρούνται σε διοικητικό αρχείο, όπως αυτοί ρητώς προσδιορίζονται από τις ισχύουσες κατά τον παρόντα χρόνο διατάξεις του Ν. 2472/1997.
[/post_tab][/post_tabs]